Дипломная работа: Проект электронного архива
Дипломная работа: Проект электронного архива
Документ содержит 67 листов, 14 рис., 13 табл., 19 источников.
Целью дипломной работы является разработка комплекса сопровождения архива документов объектов недвижимого имущества для предприятий городских электрических распределительных сетей.
Внедрение разработанного комплекса позволит автоматизировать процесс подготовки данных для регистрации комплексов объектов недвижимого имущества, а также повысить эффективность работы с юридическими и землеотводными документами за счет электронного хранения.
Комплекс построен по двухзвенной архитектуре клиент-сервер. Клиентская часть написана на языке C++ с использованием среды программирования C++ Builder 5.0 компании Inprise, серверная часть расположена на Microsoft SQL Server 7.0, логика серверной части, реализованная с помощью хранимых процедур, написана на языке Transact-SQL. Комплекс может работать под управлением операционных систем Windows 95, Windows NT и выше.
Перечень листов графических документов
Структура взаимосвязи по объектам недвижимого имущества;
Пример бизнес-процесса ведения документов по объектам недвижимого имущества;
Взаимосвясь комплекса с другими информационными комплексами;
Структура базы данных;
Схема организации архивного хранения;
Интерфейс пользователя.
БД - база данных;
ВУ - вводное устройство;
ЛЭП - линия электропередачи;
ОНИ - объекты недвижимого имущества;
ПО - программное обеспечение;
РКК - регистрационно – контрольная карточка;
РП - распределительная подстанция;
СУБД - система управления базами данных;
СУД - система управления документооборотом;
ТП - трансформаторная подстанция;
FK - внешний ключ;
ID - идентификатор записи в таблице (первичный ключ).
Темой дипломного проекта является создание комплекса ведения электронного архива юридических и землеотводных документов, сопровождающих объекты недвижимого имущества (ОНИ) для предприятий городских электрических распределительных сетей.
В результате приватизации государственной собственности, в результате покупки или самостоятельного создания предприятия и организации становятся собственниками объектов недвижимого имущества, такими как здания, земельные участки. Для каждого из таких объектов предприятие должно иметь юридические документы, подтверждающие право собственности, и документы о регистрации объектов в Бюро Технической Инвентаризации (БТИ).
Для больших организаций - собственников при подготовке документов возникает несколько основных проблем.
Первая – количесво объектов недвижимого имущества. Когда количество объектов недвижимого имущества исчисляется дестятками, единицами сотен, еще возможно использовать ручную обработку документов для подготовки информации в регистрирующие органы. Если же объектов несколько тысяч, то задача ручной подгтовки нужной информации в короткие сроки становится практически невозможной.
Для предприятий городскийх электрических распределительных сетей существует своя специфика, обусловленная сложной структурой самих объектов недвижимого имущества. Рассмотрим, как осуществляется распределение электроэнергии на территории города, и что понимают под городской электрической сетью. Электроэнергия подаётся в город по высоковольтным линиям 35 – 1150 кВ (обычно 110 или 220 кВ). Эти линии приходят на понизительные силовые подстанции, на которых высокое напряжение преобразуется в напряжение 6 10 кВ. Дальнейшее распределение электроэнергии по городу происходит по линиям электропередачи (ЛЭП) напряжением 6 – 10 кВ. В городе подавляющее большинство ЛЭП – кабельные, но есть также и воздушные ЛЭП. От силовых подстанций линии электропередачи проложены до распределительных пунктов (РП) и трансформаторных подстанций (ТП). Распределительный пункт – электроустановка, предназначенная для приёма и распределения электроэнергии без преобразования и трансформации (на одном напряжении) Трансформаторная подстанция – электроустановка, служащая для преобразования и распределения электроэнергии. Другими словами, РП является промежуточным пунктом в электрической сети, а ТП – конечный пункт, где происходит преобразование напряжения 6 – 10 кВ в напряжение 0,4 кВ, которое подаётся потребителям.
Городская электрическая сеть города Екатеринбурга имеет очень сложную структуру: она содержит порядка четырех тысяч ТП/РП и порядка четырех ЛЭП. Под объектом недвижимого имущества понимается каждая ТП/РП, каждая кабельная и воздушная линия. Операции покупки/продажи/передачи электрических сетей производится с некоторым множеством объектов, которые объединяются в комплексы объектов недвижимого имущества. В нашем случае под комплексом объектов недвижимого имущества понимается оборудование, запитанное от одной силовой подстанции.
Для предприятий городских электрических распределительных сетей необходимо предоставлять также такие технические параметры комплексов объектов недвижимого имущества, как:
характеристики строения зданий трансформаторных подстанций (ТП), распределительных подстанция (РП), закрытых распределительных устройств (ЗРУ). Это размеры, год ввода в эксплуатацию, материалы стен, перекрытий, крыши, тип фундамента
По кабельным линиям - интегральные показатели. Это преимущественная марка провода, преимущественное сечение, преобладающий тип опор, преимущественная марка кабеля для каждого напряжения и т.д.
Вторая проблема, возникающая при подготовке документов это сложные связи между объектами.
Все объекты недвижимого имущества являются одновременно объектами нескольких учетов:
Бухгалтерский учет основных средств. В нашем случае ведется в планово-экономической системе R/3 немецкой фирмы SAP;
Технический учет технических объектов для нужд обслуживающих подразделений, ведение технических паспотров. Осуществляется в комплексе паспортизации электротехнического оборудования ИК «РаспредСеть»;
Технический учет объектов недвижимого имущества. Не автоматизирован;
Юридический учет объектов недвижимого имущества. Не автоматизирован.
Все виды учета тесно связаны. Например, один имущественный комплекс содержит множество теххнических объектов, один технический объект (ТП) содержит несколько инвентарных номеров бухгалтерского учета, в одном документе описывается сразу несколько объектов недвижимого имущества, на каждый объект недвижимого имущества существует несколько документов.
Целью данного дипломного проекта является разработка комплекса, который позволит осуществлять технический и юридический учет объектов недвижимого имущества и интегрируется с существующими планово-экономическими и техническими комплексами.
1. Обзор систем документооборота
1.1 Основные термины и определения
Разработанная в ходе дипломного проектирования система реализует ряд функций системы управления документооборотом (СУД) предприятия.
Под документооборотом понимают совокупность процессов сбора, хранения, передачи, поиска и обработки документов; схема движения документов в своем жизненном цикле. В данном случае документ есть совокупность информации, которая относиться к специфическому предмету или связанным предметам. Информация, хранимая в электронном документе, может быть структурирована или иметь неструктурированный характер (в большинстве случаев). Для хранения структурированной информации обычно используются базы или хранилища данных. Неструктурированная информация обычно хранится в виде файлов, но может она может быть дополнена в рамках СУД множеством связей с другими документами и набором атрибутов.
В общем случае СУД представляет собой комплексное решение для автоматизации всего комплекса работ с документами, как созданными в данном учреждении, так и поступившими извне: ввод документов в систему, регистрация и рассылка, редактирование и модификация, оперативное хранение и архивация, поиск и просмотр, извлечение и воспроизведение, контроль исполнения, разграничение доступа, справочная служба и пр. Существенным является обеспечение групповой работы с документами.
Для ввода документов в систему используются штатные средства операционной системы или специальные программы. Как правило, система документооборота поддерживает ряд собственных и чужих форматов хранения данных. Основными инструментами для этого являются различные API, спецификация OLE, стандарты разметки документов SGML и XML и т.д. Особое внимание уделяется потоковому вводу документов – преобразование бумажных документов в электронный вид. Большинство современных СУД имеют в своем составе для этих целей OCR-программы (Optical Character Recognition). Правда, большинство из них не слишком эффективны.
Под регистрацией документа понимают присвоение ему уникального идентификатора и (или) атрибутов в рамках системы по принятым в учреждении правилам классификации для однозначной идентификации документа.
Рассылка (отправка) документов представляет собой передачу документа от одного лица к другому. Эта процедура характеризуется отправителем, датой отправки, получателем и датой получения. Рассылка может осуществляться как в рамках учреждения, так и с использованием сторонних организаций (более сложный случай). Организация упорядоченного движение документов является одной из основных целей внедрения СУД. Используются две схемы создания, обработки и исполнения электронных документов:
гибкая – не формализуемая последовательность действий по обработке документов, при которой на каждой операции невозможно определить, какая операция следующая и кто будет ее выполнять.
жесткая – предполагается наличие алгоритма обработки с указанием последовательности выполнения операций в зависимости от характеристик документами принимаемых на операциях обработки управляющих воздействий.
1.2 Характеристики современных СУД
Рассмотрим три наиболее распространенные в мире СУД: Documentum компании Documentum, DOCS Open фирмы PC DOCS и DocuLive германского концерна Siemens Nixdorf Informationssisteme. Все три СУД относятся к числу наиболее известных инструментов для управления документами в корпоративных информационных комплексах, т. е. они рассчитаны в первую очередь на крупные предприятия, хотя могут использоваться и в рамках отдельных подразделений или на небольших фирмах. Они характеризуются универсальностью (способны работать на различных прикладных участках), прекрасной масштабируемостью (лего расширяются) и безопасностью (разграничение прав и контроль доступа реализованы в них на весьма серьезном уровне, что очень важно для коммерческих, юридических, научно-исследовательских организаций).
Необходимо отметить, что во всех трех рассматриваемых СУД есть средства, позволяющие сущесвенно расширить базовый функционал системы, и даже более того – практически каждая из систем теоритически позволяет создать информационный комплекс произвольной сложности. Объясняется это тем, что данные СУД ориентированы на крупных корпоративных заказчиков, которе, как правило, приобретают готовое интегральное решение, учитывающее специфику конкретной компании или достаточно мощное средство для построения системы силами собственных служб информационных технлогий. Для этих целей в каждую из систем встроено несколько инструментов, позволяющих производить настройку на различных уровнях (от изменения списка атрибутов в регистрационно-контрольной карточке документа до встраивания функционала системы в заказное программное обеспечение).
Приведем список характеристик корпоративных СУД.
Атрибутивный поиск
Как известно, системы управления документами оперируют документами различных видов (письмо, статья, чертеж, презентация, договор) и типов (документ Microsoft Word, таблица Microsoft Excel, почтовое сообщение и проч.), которые характеризуются определенным форматом хранения данных (как правило, каждая прикладная программа имеет свой собственный формат). Каждый документ имеет набор атрибутов, таких как название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, тип, вид, права доступа и многие другие. Атрибуты существенно облегчают поиск нужной информации в больших архивах документов.
Самым распространенным способом поиска документов по атрибутам сегодня является запрос по образцу (Query By Example). Его суть заключается в том, что пользователь задает конкретные значения атрибутов, которые соответствуют интересующим его документам, причем можно указать лишь часть атрибутов.
Запросы реализуются несколькими способами Первый - на основе заполнения полей поисковой формы, каждое из которых ассоциировано с некоторым атрибутом. Данная поисковая форма, как правило, дублирует регистрационно-контрольную карточку (РКК) документа, которая также представляет собой экранную форму с полями, отражающими соответствующие атрибуты. Второй способ задания запроса, не использующий РКК. Здесь требуется выбирать атрибуты из списка и задавать для них условия в специальном поле ввода. Назовем каждое такое условие относительно некоторого атрибута элементарным (или частным) условием. Несколько элементарных условий, затрагивающих различные атрибуты, могут объединяться с помощью логических операций И, ИЛИ, НЕ и других, образуя сложный запрос.
Контекстный поиск
Поиск по содержимому документа. Все рассмотренный СУД реализуют эту функцию, причем реализуют ее по аналогии с атрибутивным поиском для контекстного поиска используется либо отдельное поле поисковой формы, либо некое условие относительно содержания, вхоодящее в сложный запрос. Также возможно задавать специфические условия поиска, , например требовать наличия слов некоторого словосочетания в пределах одного абзаца или применять символы-джокеры для обозначения произвольного количества (или одного) символов (скажем, строка «поиск*» позволит найти слова «поисковый», «поиском», «поиска» и т. д.). Возможен и поиск по содержимому атрибутов.
Множественные атрибуты
В самом простом случае каждый атрибут содержит только одно значение. Однако иногда требуется задать сразу несколько занчений (например, атрибут «годы переиздания книги» или «список ответственных лиц). Ни одна из рассматриваемых СУД в базовой конфигурации не поддерживает их, но, как уже отмечалось, возможна донастройка системы.
Многоуровневый классификатор
Многоуровневый классификатор обеспечивает возможность произвольного деления атрибутов на более мелкие признаки. При такой организации атрибуты, фактически, образуют разветвленное дерево, в котором можно отразить сколь угодно сложные правила идентификации документов, используемые на предприятии (например, атрибут «внешний корреспондент» логично делится на, скажем, министерства, ведомства, общественные организации и так далее, которые в свою очередь подразделяются по отраслям, а на самом нижнем уровне классификатора будут располагаться непосредственно юридические лица).
Множественные картотеки
Работа в сетевой среде с несколькими архивами. Требует дополнительной настройки.
Средства проектирования регистрационно-контрольных карточек
Все СУД имеют средства для визуального проектирования как внешнего вида карточек, так и логики их поведения (например, нажатие некоторой кнопки на форме может блокировать документ в архиве), но создание сложных многостраничных карточе требует значительных затрат труда программиста.
Обработка документов в нескольких форматах
Современные корпоративные СУД либо уже имеют встроенные средства, либо позволяют встроить продукты сторонних фирм для просмотра документов различных форматов. Так, стандартная версия СУД DOCS Open поддерживает более 100 форматов (используется программное обеспечение Inso), позволяя оперативно просматривать, например, документы Microsoft Word, презентации PowerPoint, изображения (в том числе образы документов, факсы) и чертежи AutoCAD. В результате отпадает необходимость установки на всех рабочих местах полного набора приложений, применявшихся при создании документов архива.
Кроме того, существует и другой аспект поддержки различных форматов, а именно: создание полнотекстового индекса документов, без чего поиск по контексту был бы невозможен. Правда, количество индексируемых форматов, как правило, меньше, чем просматриваемых. Documentum обеспечивает синхронизацию различных представлений одного и того же документа (например, документ, созданный с помощью Microsoft Excel может быть преобразован в формат HTML или PDF для публикации на корпоративном Web-узле, причем при дальнейшем изменении исходного документа будет меняться и HTML-страница). В DOCS Open также, хотя и за счет дополнительных модулей, можно обеспечить перевод документов в формат HTML.
