Быстрый поиск

Контрольная работа: Проектирование внедрения системы автоматической регистрации компании "Сервис-бюро"

В настоящей работе поставлена задача использования методики SDLC (управление жизненным циклом разработки программного обеспечения) при внедрении реальной ИТ системы.[1]

Компания «СЕРВИС - БЮРО» - одна из перспективных и независимых выставочных компаний на российском рынке. Вот уже 3 года «СЕРВИС - БЮРО» работает в сфере разработки концепций и организации выставок, а также предоставляет полный комплекс выставочных услуг.

«СЕРВИС - БЮРО» активно сотрудничает как со специализированными, так и общественно-политическими средствами массовой информации. Для удобства работы на выставке функционирует пресс-центр. По каждой выставке выпускается полноцветный каталог на русском языке.

Компания «СЕРВИС - БЮРО» активно сотрудничает с профессиональными российскими союзами и объединениями, привлекая их к представлению на выставках специальных мероприятий, программ, конкурсов.

Не смотря на то, что компания существует на российском выставочном рынке не так давно, ею разработан и успешно реализован ряд новых для новосибирского региона тем, что позволило заметно расширить географию проводимых выставок и получить широкую известность во многих субъектах РФ и странах ближнего зарубежья.

Стиль работы компании – это высокое качество и постоянное внедрение дополнительных сервисов. На сегодняшний день «СЕРВИС - БЮРО» предлагает свои клиентам полный спектр[1] выставочных услуг от дизайна и разработки стенда на выставке и, заканчивая информационными услугами, что в системе способствует наиболее результативному продвижению предоставленной продукции участников в регионе. Специалисты «СЕРВИС - БЮРО» возьмут на себя размещение рекламы компании в ведущих областных СМИ, а так же проведение маркетинговых акций на выставке.

Крупнейшим последним проектом компании стало внедрение системы автоматической регистрации участников выставок, проект внедрения которой описан в настоящей работе.

История развития технического отдела

Первоначально, когда «СЕРВИС - БЮРО» развивалась, роль технического отдела сводилась к поддержке компьютеров другие работников компании.

Однако, со временем, при увеличении объемов работ, техническому отделу пришлось решать задачи организации и хранения данных о клиентах, создание баз данных и интерфейсов к ним, поддержка доменной сети.

На сегодняшний день технический отдел представляет собой высококвалифицированную команду, способную к внедрению проектов высокой сложности и учавствующей в производственной деятельности компании.

Одним из таких проектов, когда деятельность технического отдела приносит непосредственную прибыль компании, стал проект внедрения системы автоматической регистрации, о которой речь пойдет ниже.[2]

Предварительное исследование

Для специализированных выставок, имеющих конкретную целевую аудиторию, система электронной регистрации действительно необходима. Суть ее состоит в том, что каждый посетитель заполняет анкету, в которой указывает контактные данные и цели посещения, после чего получает персонифицированный пластиковый бэдж, на котором нанесены фамилия, имя, отчество и название компании, которую он представляет. Статистические данные, полученные с помощью электронной регистрации, позволят объективно обобщить информацию о состоянии рынка, его потребностях, специалистах и скорректировать рекламную кампанию выставки, что поможет выбрать верную стратегию при планировании и проведении последующих проектов. Кроме того, анализ анкет, заполненных во время регистрации, создает хорошую базу для различных маркетинговых исследований. Регистрация посетителей проводится на многих московских и зарубежных выставках, в регионах же пока ею пользуются лишь самые передовые выставочные объединения. Электронная регистрация позволит вывести выставку на более высокий уровень, будет способствовать увеличению притока посетителей-специалистов и в целом сделает выставку более профессиональной, интересной и современной.

Регистрация выставкам нужна, но объективно - не всем. Если вы проводите профессиональную выставку, если вы хотите развивать свой бизнес и хотите, чтобы следующее мероприятие было еще успешнее, чем нынешнее - без регистрации посетителей вам не обойтись. Если вы озабочены краткосрочным заработком или вас совершенно не интересует количество и качество пришедших на выставку людей - тогда смысла тратить деньги действительно нет.

Регистрация посетителей выставок и ярмарок нужна и выгодна, потому что позволит:

1. Получить полную базу данных посетителей в электронном виде, готовом для рассылки.

Статистика, полученная в результате опросов сотен тысяч людей на самых разных выставках говорит, что от 25 до 50% посетителей приходят на выставку потому, что они получили приглашение. Отсюда, вывод: Пригласительный билет - самый эффективный способ собрать специалистов. Поэтому, если Вы соберете базу, скажем, из 10.000 адресов посетителей текущего мероприятия, вы получите уникальную базу данных. В последующем вы сможете ею воспользоваться для привлечения специалистов, разослав по ней приглашения на следующую выставку. [3]

2. Понять реальные цифры посещаемости мероприятия.

Это очень важно. Многие организаторы не знают, сколько людей посетило их выставку. Знание реальных цифр позволило бы им более правильно ее решить вопросы питания, парковки, доставки посетителей, более взвешенного подойти к вопросам отведения площадей под проходы и т.д.

Не знание же реальных цифр может сослужить плохую службу, ввести в заблуждение некоторых партнеров (особенно, зарубежных, для которых реальные 7.000 и заявленные 30.000 - две большие разницы), результатом чего может быть потеря важного клиента и подмоченная репутация.

3. Упростить общение всех пришедших на мероприятие.

Электронная регистрация позволит в реальном масштабе времени напечатать всем посетителям красивый бедж с фамилией и названием компании. Если охрана будет проинструктирована так, что пропуск людей в павильоны будет осуществляться только по ним, то беджи будут носить все. Следовательно, обращение к любому человеку на вашем мероприятии станет легким и приятным.

4. Учесть посетителей, посетивших семинары.

На беджах посетителей можно напечатать штрих - код, при этом, каждый посетитель будет иметь свой уникальный номер. В этом случае, на входе в зал семинаров коды можно легко сканировать. (Более дорогое решение - проходить по картам через турникет). Тогда организаторы будут точно знать всех посетивших то или иное мероприятие, проходящее в рамках выставки. Более того, можно регламентировать допуск тех или иных лиц на то или иное время.

5. Ведение рассылок по полученной базе для рекламодателей.

После регистрации у вас будет БД всех, посетивших ваше мероприятие.

Всем заинтересованным вы сможете предложить новую услугу - рассылку информации по полученной БД. Поскольку при регистрации предполагается заполнение анкеты, для рекламодателей вы сможете предложить суперцелевую аудиторию, например: рассылку по БД генеральных директоров предприятий из Западно - Сибирского региона, интересующихся приобретением пластиковой тары. Некоторое уточнение: сама БД может остается у вас и Вы будете являться единственным ее владельцем. Рекламодателям вы можете предложить только рассылку.

6. Введение безналичного обслуживания для участников выставки.

Все получившие бедж, при желании смогут положить на него некоторую сумму, после чего расплачиваться, снимая деньги[4] со своего счета. Как вариант, вместо денег могут быть обеды. Кстати, опыт говорит о том, что довольно часто не все предоплаченные обеды запрашиваются, поэтому и здесь может возникнуть дополнительный источник дохода.

7. Введение различных игр для посетителей.

Поскольку все посетители имеют уникальный номер, среди них можно разыгрывать призы от тех или иных участников - спонсоров (или от организаторов). Зная это, народ веселее регистрируется, кроме того, появляются "реперные точки", связанные с проведением Вашего мероприятия.

8. Введение проходов через турникеты или калитки

Беджи могут быть со штрих - кодом, с магнитной полосой, с чипом и т.д. Соответственно, используя турникет или калитки, можно регламентировать доступ на ту или иную территорию (или в зал). Количество территорий, временные зоны и т.д. - все это может быть любым, по желанию организаторов.

9. Предложение локальной регистрации компаниям - участникам

Вы сможете предложить своим участникам новую платную услугу - локальную регистрацию посетителей на своем стенде. Выглядит это так: Компания - участник получает у вас автономный сканер для считывания штрих - кода. Коды всех подошедших к стенду людей сканируются с беджа сотрудниками компании. После окончания мероприятия вы отдаете компании базу данных посетителей, побывавших на их стенде (в формате MS Excel). В БД кроме адресных данных будут находиться все ответы на заданные в анкете вопросы.

10. Возможность совмещения беджей с билетами Беджи можно выдавать в кассе. Тогда они же будут являться и билетами. Штрих - код и турникеты сделают бессмысленными их подделку. При данном варианте становится более чем реальна экономия, связанная с изготовлением степеней защиты на входных билетах.

11. Маркетинговые исследования.

Регистрацию посетителей целесообразно совместить с анкетированием. Тогда вы будете знать ответы ваших посетителей на многие, интересующие вас вопросы. Ваша стратегия развития станет более осмысленной, а реакция на слабые сигналы - более адекватной.

12. Беджи хранятся после окончания выставки, а значит, рекламируют ее

Большая часть посетителей после окончания выставки хранят Беджи. На очень красивой пластиковой карточке находится фамилия, имя и отчество, название компании, должность и т.д. Такая карта, прикрепленная в районе рабочего места, говорит о профессиональном уровне ее владельца, ведь[5] выставки посещают далеко не все, а лишь те, кто думает о своем росте, стремиться к самому новому и передовому. А ведь на карте, кроме "реквизитов" ее владельца находится также название и логотип выставки! Следовательно, информация о выставке будет находиться перед глазами ее владельца и его гостей еще долгое время после окончания ее работы...

13. Повышение престижа мероприятия

Престиж вашего мероприятия вырастет однозначно. Электронная регистрация проводится на многих зарубежных выставках, в России это пока не приобрело массового спроса, ею пользуются лишь самые передовые выставочные объединения, которые сразу получают неоспоримые конкурентные преимущества. Лучшее доказательство тому - мнения подавляющего большинства участников выставок, на которых проводили регистрацию.

14. Возможность поэтапного ввода системы Можно постепенно наращивать систему регистрации, начиная с простых вариантов и постепенно продвигаясь к сложным. Кроме того, можно брать в аренду любые компоненты системы или использовать собственные (например, компьютеры или операторов).

15. Возможность не только окупить систему, но и получить дополнительную прибыль.

Перед глазами множество примеров, когда организаторам удалось не только окупить введение системы регистрации, но и получить дополнительную прибыль. Рекламные и маркетинговые возможности, о которых мы вскользь упомянули выше, грамотная и профессиональная работа с компаниями - участниками выставки, потенциальными спонсорами и рекламодателями - вот составляющая успеха.

Анализ системы

В ходе анализа и предварительного исследования, была выбрана система регистрации РуссКом-Форум 2.0.

РуссКом-Форум 2.0 системы регистрации и аккредитации с успехом применялась на таких выставках как: Этикетка, Digiprintmedia, Спутниковое и кабельное телевидение, Магазиностроение, Еврохолод, Snack Expo, Технологии питания, ВитринаЭкспо, Росупак, LIC, Насосы, Cabexpo, Полиграфинтер, Интеркомплект (Площадка: КВЦ Сокольники, организаторы: КВЦ Сокольники), Фотофорум, Кабельное и Спутниковое телевидение (Площадка: КВЦ Сокольники, Организаторы: Мидекспо), Hi-Fi Show (площадка: отель Катерина - Ирис, Москва, организаторы: Мидекспо), AdExpo (Площадка: Гостинный двор, организаторы: Гостиный двор), Нацрыбресурс (площадка ВВЦ, организаторы: Министерство рыбной промышленности России), Heimetxtile Russia (площадка: ВВЦ, организаторы: Messe Frankfurt и Ростекстиль), Международный салон гражданской авиации (площадка: Международный аэропорт Домодедово, организаторы: Аэропорт-экспо), Moscow Electronics Show, Hi Tech House (Площадка: Выставочный Центр "ТРИУМФ", организаторы: Мидекспо), Консумэкспо, Интерсигналдортранс, Коттедж, Электро, Мир стекла, Мир детства, Экспогород, Леспромбизнес, Реклама, Агропроммаш, Инфоком, Наука, Банк и офис, Мебель, Здравоохранение, Склад, Спецавтотранспорт, Продэкспо, Оптика, Канцэкспо, Металообработка, Лесдревмаш, Стройиндустрия (площадка: Экспоцентр, организаторы: Экспоцентр), Интерлакокраска, РТИ, Пластмасса, Игрушки (площадки: СК Олимпийский, Гостиный двор, организаторы: Максима), Форумы "Молочная и Мясная индустрия", Автокомпоненты (площадка: Гостиный двор, организатор: Глобал Экспо), Камень, Подземный город (площадка: Манеж, организатор: Глобал Экспо), Промышленная ярмарка (площадка: МВЦ Крокус Экспо, организатор: Глобал Экспо), Окна и Фасады, Морепродукты, Транспорт и Логистика, Вина и Напитки, Полы и напольные покрытия, CDMS конгресс, Wireless, Тетра конгресс (площадка: Лужники, Рэдисон Славянская, организатор: Центральные Европейские выставки), Мода Италии (площадка: Совинцентр, организатор: Посольство Италии), конференция World Climat, съезд Российский нотариусов (площадка: Храм Христа Спасителя, организаторы: Эпик-Тревел), Formula Action (площадка: ЦМТ, организаторы: Старая Крепость), Expobeauty (площадка: Экспоцентр, организатор: Майер Джей К.), Интертул, Экспосварка, Мера (площадка: Экспоцентр, организатор: MSI/Евроэкспо), Экватек (площадка: Гостиный двор, организатор: Сибико), Упаковка/Упак Италия, Интерпластика, SHK, Металлургия-Литмаш, СРМ (площадка: Экспоцентр, организатор: Messe D?sseldorf Moscow), HeimTextil Russia, Ambiente Russia. Christmas World Russia, Passage Asia (организатор: Мессе Франкфурт, площадка Крокус Экспо", Оборудование для отелей и ресторанов (организатор: РусЭкспоГруп, площадка: ЛФК ЦСКА), Индустрия напитков, Табак Экспо (площадка: ВК Крокус Экспо, организатор: Асти Групп), ФранцТех (площадка: Экспоцентр, организаторы: Посольство Франции), Общее собрание членов МСВЯ (площадка: ЦМТ, организаторы: МСВЯ), 1-я Всероссийская конференция "Роль ВЯД с развитии экономики России" (организатор: МСВЯ, площадка: Экспоцентр). РуссКом-Форум 2.0 система регистрации установлена в ВК "Крокус Экспо".

Кроме обслуживания выставочных мероприятий РуссКом-Форум 2.0 электронные системы регистрации использовались[6] при аккредитации посетителей таких массовых мероприятия, как теннисные турниры Санкт - Петербург Open (Санкт - Петербург), Кубок Дэвиса (Москва), Чемпионате Европы по художественной гимнастике (Санкт - Петербург), международном саммите, связанном с празднованием 300 летия со дня рождения Санкт - Петербурга и множестве других мероприятиях меньшего масштаба и значимости.

Технические возможности системы РуссКом-Форум 2.0

Система позволяет:

Провести аккредитацию (регистрацию) посетителей мероприятия на входе в реальном масштабе времени с выдачей им закодированной персональной карты - бейджа (при этом, база данных посетителей накапливается по ходу регистрации, на карте печатается ФИО, уникальный штрих - код посетителя, его фото и т.д.).

Организовать персонифицированный временной и пространственный доступ гостей и участников в любые помещения с последующим получением необходимых отчетов.

Персонифицировать список вопросов, на которые организаторы захотят получить ответы от посетителей.

Получить точные данные о посетителях: географию, статус, интересы и т.д. в режиме, близком к реальному времени

Организовать субрегистрацию посетителей в любом месте с использование сканеров штрих - кодов (например, на любом стенде, на входе в отдельный зал и т.д.)

Организовать безденежное торговое обслуживание посетителей по пластиковым картам (питание, услуги, товары).

Объединить всех получивших карты в единую дисконтную систему

Организовать регистрацию посетителей до начала работы мероприятия на его Интернет - сайте (или синхронизация с существующей системой).

Провести именное голосование посетителей по тем или иным вопросам

Страницы: 1, 2