Контрольная работа: Ведение распорядительной документации
Датой постановления, приказа, распоряжения Западно-Сибирского управления Ростехнадзора является дата его подписания.
Постановления, приказы, распоряжения нумеруются по каждой группе документов отдельно порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Подписанные вышеперечисленные документы (кроме приказов по личному составу), направляются в административно-кадровый отдел и спецработы.
Приказы по личному составу регистрируются отделом кадров, спецработы и правового обеспечения.
Подлинники организационно-распорядительных документов хранятся в течение одного года по месту их регистрации, а затем передаются на архивное хранение.
Размноженные экземпляры постановлений, приказов, распоряжений заверяются (при необходимости) печатью и направляются адресатам согласно указателям рассылки.
В указателях рассылки во всех случаях предусматривается направление по одному размноженному экземпляру вышеуказанных документов руководителю Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, его заместителям и отделу, разработавшему соответствующий документ.
Замена разосланного документа (в случае обнаружения в нем опечаток или по другим причинам) производится по распоряжению руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора или его заместителя, подписавшего документ.
Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления, приказа, распоряжения Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации.
Наименование территориального органа федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа – приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О проведении мероприятия по контролю
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст (постановления, приказа, распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Для решения коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора - фразой «коллегия Западно-Сибирского управления Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору решила:». Слово «решила», печатаются строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносятся.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Преамбула в проектах совместных приказов завершается словом «приказываем», которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Текст приказа может содержать одну распорядительную часть (без констатирующей), начинающейся словом «Приказываю:», которое печатается от левой границы текстового поля (с абзацным отступом).
Распоряжение может состоять только из распорядительной части.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если при подготовке проекта постановления, приказа, распоряжения усматривается необходимость признания утратившим силу какого- либо действующего постановления, приказа, распоряжения, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу действующего постановления, приказа, распоряжения, начинающийся словами «Признать утратившим силу», и далее содержащий информацию о его принадлежности к федеральному органу исполнительной власти, дате, номере и полном наименовании признаваемого утратившим силу постановления, приказа, распоряжения). Например, «Признать утратившим силу приказ Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 25 августа 2008 г. № 156 «Об утверждении и введении в действие Инструкции (приводится полностью)».
В части, касающейся постановлений, приказов, распоряжений, изданных Управлением по технологическому и экологическому надзору Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по Новосибирской области, упомянутый в предыдущем абзаце пункт должен начинаться словами «Считать не подлежащим применению...» и далее содержать информацию о принадлежности приказа, распоряжения Управлению по технологическому и экологическому надзору Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по Новосибирской области), дате, номере и полном наименовании считаемого не подлежащим применению приказа, распоряжения.
Если при подготовке проекта приказа, распоряжения усматривается необходимость корректировки какого-либо требования (положения), содержащегося в действующем постановлении, приказе, распоряжении или в приложении к нему, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу (отмене) или изменении соответствующего требования (положения).
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, лицо, его замещающее в период отсутствия, а также заместители руководителя в соответствии с приказом о распределении полномочий.
Приложения к приказу визируются руководителем отдела, подготовившего проект, а при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) - лицом, исполняющим обязанности этого руководителя. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Листы каждого приложения должны нумероваться отдельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, эта сноска обозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. Длина черты 4-5 см. Текст сноски печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно быть более трех сносок.
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Совместные приказы Западно-Сибирского управления Ростехнадзора и других органов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы оформления постановлений, приказов и распоряжений приведены в приложениях № 7-9[8].
Заключение
Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Для решения основных и оперативных задач, стоящих перед любой организации, государственным органом исполнительной власти, является подготовка распорядительных документов, применяемых в практике (приказ, распоряжение, постановление).
По юридической природе распорядительные документы могут быть актами управления, содержащие нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права. Поэтому очень важно грамотно и аккуратно оформлять распорядительные документы.
В своей основной деятельности Западно-Сибирское управление Ростехнадзора в части подготовки и оформления распорядительной документации руководствуется Инструкцией по делопроизводству в Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 21.05.2009 г. № 225-пр.
Список литературы
1. Ефимова С.А. Справочник современного секретаря/ С.А. Ефимова, А.П. Плотников. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»; Саратов: ООО «Анлейс», 2009, с. 320
2. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами: Учебник.-М.:ИНФА-М, 2009, с. 300
3. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник/Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под. Ред. проф. Н.Н. Кунаева.-М.: Логос, 2008, с. 352
4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений / А.В. Пшенко.- 7-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2008, с. 176
5. Быкова, Т.А. Движение внутренних документов и технология их обработки/ Т.А. Быкова// Справочник секретаря и офис-менеджера.-2010.-№7
6. Положение о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 401 (в ред. Постановления Правительства РФ от 27.01.2009 N 43)
7. Положение о Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утверждено приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 29.06.2009 г. № 58
8. Инструкция по делопроизводству в Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденная приказом Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 21.05.2009 г. № 225-пр.
Приложение 1
Основные положения Инструкции по делопроизводству
в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора
| I. | ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ |
| II. | ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ |
| 2.1. | Бланки документоВ |
| 2.2. | Печати и штампОВ |
| 2.3 | Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ РОСТЕХНАДЗОРА |
| 2.4 | Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов |
| 2.4.1. | ПОСТАНОВЛЕНИЕ, Приказ, распоряжение |
| 2.4.2. | Положение, правила, инструкция |
| 2.4.3. | Соглашение |
| 2.4.4. | Протокол |
| 2.4.5. | Служебные письма |
| III. | ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ |
| 3.1 | ОРГАНИЗАЦИЯ документоОБОРОТА |
| 3.2 | Организация доставки документов |
| 3.3 | Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции |
| 3.4. | Организация работы с документами в отделах |
| 3.5. | Организация обработки и передачи отправляемых документов |
| 3.5.1. | Отправка корреспонденции почтовой связью |
| 3.5.2. | Телеграмма |
| 3.5.3. | Телефонограмма |
| 3.6. | Порядок прохождения внутренних документов |
| 3.7. | Порядок работы с документами с ПОМЕТКОЙ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» |
| 3.8. | Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи |
| 3.9. | Печатание, копирование и тиражирование документов |
| 3.10. | Учет количества документов |
| 3.11. | Работа исполнителей с документами |
| 3.12. | Работа с письменными и устными обращениями граждан |
| 3.12.1. | Общие положения |
| 3.12.2. | Повторные письма |
| 3.12.3. | Анонимные обращения.. |
| 3.12.4. | Ответы на обращения граждан |
| 3.12.5. | Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в письменных и устных обращениях граждан |
| 3.12.6. | Организация работы по приему граждан |
| 3.12.7. | Работа с КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ, ПоступившЕЙ на личном приеме |
| 3.13. | Работа с обращениями и запросами депутатов |
| IV. | ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ |
| 4.1 | РЕГИСТРАЦИЯ документоВ |
| 4.2. | Организация поисковой системы по документам |
| V. | Контроль исполнения документов |
| 5.1. | Организация контроля исполнения |
| 5.2. | КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ОТ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОСТЕХНАДЗОРА, АППАРАТА ПОЛНОМОЧНОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ ПРЕЗИДЕНТА РФ В СИБИРСКОМ ФЕДЕРАЛЬНОМ ОКРУГЕ |
| VI. | Организация работы с документами в делопроизводстве |
| 6.1. | Составление номенклатур дел |
| 6.2. | Формирование и оформление дел |
| 6.3. | Организация оперативного хранения документов |
| VII. | ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ |
| 7.1. | Экспертиза ценности документов |
| 7.2. | Подготовка и передача документов в архив |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
ФОРМА ОФОРМЛЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ, ПРИКАЗА, РАСПОРЯЖЕНИЯ ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ РОСТЕХНАДЗОРА
Проект вносит:
Должностьподписьинициалы и фамилия руководители
Проект согласован:
Должностьподписьинициалы и фамилия руководителя
Должностьподписьинициалы и фамилия руководителя
Должностьподписьинициалы и фамилия руководителя
Разослать (1 экз.):
1- 5 и 11, 14 отделы Западно-Сибирского управления Ростехнадзора
Территориальные органы согласно указателю рассылки
или
Разослать согласно прилагаемому(ым) указателю(ям) рассылки
Личная подпись исполнителя
дата
инициалы и фамилия
телефон
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
ФОРМА листа согласования проекта
постановления (приказа, распоряжения) ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ РОСТЕХНАДЗОРА при числе участвующих в нём лиц более трех
Лист согласования
проекта постановления (приказа, распоряжения) Западно-Сибирского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
«(Заголовок текста проекта документа)»
Проект вносит:
Должность инициалы и фамилия руководителя
Проект согласован:
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Личная подпись исполнителя
дата
инициалы и фамилия
телефон
ПРИЛОЖЕНИЕ № 4
ФОРМА ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ РОСТЕХНАДЗОРА ДЛЯ КАЖДОГО ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА
Лист согласования
проекта приказа (распоряжения) Западно-Сибирского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
« {Заголовок текста проекта документа)»
| Должность | Фамилия и инициалы руководителя, с которым согласован документ | Номер и дата письма, уведомляющего о согласовании проекта или подпись руководителя, согласовавшего проект и дача |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 5
ФОРМА ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА
ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ РОСТЕХНАДЗОРА ПРИ СБОРЕ СОГЛАСУЮЩИХ ПОДПИСЕЙ НА ЛИСТАХ СОГЛАСОВАНИЯ, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ ДЛЯ КАЖДОГО ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА
Лист согласования
проекта приказа (распоряжения) Западно-Сибирского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
«{Заголовок текста проекта документа)»
Проект вносит:
Должностьинициалы и фамилия руководителя
Проект согласован.
Листы согласования прилагаются: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Разослать:
1 Отдел - 2 экз.
10 Отдел - 1 экз.
Территориальные органы - указатель рассылки прилагается.
Личная подпись исполнителя
дата
инициалы и фамилия
телефон
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
ФОРМА СПРАВКИ О РАЗНОГЛАСИЯХ ПО ПРОЕКТУ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ РОСТЕХНАДЗОРА
СПРАВКА О РАЗНОГЛАСИЯХ
по проекту приказа (распоряжения) Западно-Сибирского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
«(Заголовок текста проекта документа)»
| Номер пункта проекта документа | Автор предложения, замечания | Позиция автора предложения, замечания (с обоснованием) | Позиция разработчика проекта документа (с обоснованием) |
Решение руководства Западно-Сибирского управления Ростехнадзора |
| Должность руководителя подразделения, ответственного за разработку проекта документа | подпись | И.О. Фамилия |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 8
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СОВМЕСТНОГО ПРИКАЩЗА
федеральных органов исполнительной власти
|
управление Федеральной налоговой службы по новосибирской области |
ЗАПАДНО-СИБИРСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ |
ПРИКАЗ
| ___________________ | №____________________ |
Об утверждении Соглашения о взаимодействии Управления
Федеральной налоговой службы по Новосибирской области и Западно-Сибирского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
1 В целях обеспечения эффективного выполнения возложенных на Управление Федеральной налоговой службы по Новосибирской области и Межрегиональное территориальное управление технологического и экологического надзора Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по Сибирскому федеральному округу задач приказываем:
2 1. Утвердить прилагаемое Соглашение о взаимодействии Управления Федеральной налоговой службы по Новосибирской области и Западно-Сибирского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.
2. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Управления Федеральной налоговой службы по Новосибирской области Фамилия И.О. и заместителя руководителя Западно-Сибирского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору Фамилия И.О.
|
Руководитель Управления Федеральной налоговой службы по Новосибирской области |
Руководитель Западно-Сибирского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору | |
| И.О. Фамилия | И.О. Фамилия |
[1] Положение о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 401 (в ред. Постановления Правительства РФ от 27.01.2009 N 43)
[2] Положение о Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утверждено приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 29.06.2009 г. № 58
[3] Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами: Учебник.-М.:ИНФА-М, 2009, с. 76
[4] Быкова, Т.А. Движение внутренних документов и технология их обработки/ Т.А. Быкова// Справочник секретаря и офис-менеджера.-2010.-№7
[5] Куняев Н.Н. Документоведение: учебник/Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под. Ред. проф. Н.Н. Кунаева.-М.: Логос, 2008, с. 236
[6] Ефимова С.А. Справочник современного секретаря/ С.А. Ефимова, А.П. Плотников. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»; Саратов: ООО «Анлейс», 2009, с. 160
[7] Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами: Учебник.-М.:ИНФА-М, 2009, с. 76
[8] Инструкция по делопроизводству в Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденная приказом Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 21.05.2009 г. № 225-пр
