Курсовая работа: Использование электронно-вычислительной техники в бухгалтерском учете
Курсовая работа: Использование электронно-вычислительной техники в бухгалтерском учете
Содержание
Введение
Глава 1. Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учёте
1.1 Технологический процесс и перспективы его развития
1.2 Этапы технологического процесса
1.3 Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете
Глава 2. Система «Галактика»
2.1 История развития системы «Галактика»
2.2 Основные понятия и принципы работы
2.3 Функциональные контуры «Галактики»
Глава 3. Контур «Управление персоналом»
3.1 Модуль «Управление персоналом»
3.2 Модуль «Материально ответственные лица»
3.3 Модуль «Заработная плата»
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.
Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.
Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.
Глава 1. Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете
1.1 Технологический процесс и перспективы его развития
Автоматизированные информационные технологии организуются на основе тесной взаимосвязи информационного, технического, программного и технологического обеспечения.
Основой технологического обеспечения является технологический процесс обработки экономических задач. Технологический процесс имеет определенный жизненный цикл и существенно меняет состав выполняемых операций в зависимости от появления новых поколений вычислительной техники, развития средств передачи данных и методов программирования. Исходной стадией компьютеризации бухгалтерских задач стало осуществление их централизованной обработки операторами на вычислительных установках с применением перфорационных и электронных машин.
Технологический процесс централизованной обработки учетных задач начинался с ручного сбора и регистрации первичных документов в цехах и подразделениях предприятия. Информация кодировалась, комплектовалась в пачки и передавалась на вычислительную установку, где вначале выполнялся трудоемкий процесс по переносу данных на машинные носители (перфорационные и магнитные), а затем данные обрабатывались на вычислительной машине. Обработка учетных данных заканчивалась составлением машинограмм, которые передавались в бухгалтерию и служили основой для заполнения форм бухгалтерской и статистической отчетности. Использование универсальных ЭВМ характеризовалось новым этапом в развитии технологического процесса обработки бухгалтерских задач. Так, например, расширился круг машинных носителей, используемых для ввода данных в ЭВМ, за счет магнитных носителей информации. Появилась возможность осуществлять перенос данных с первичных документов на магнитные ленты и их контроль на специальных много пультовых устройствах подготовки данных с последующим вводом магнитных лент в ЭВМ. Устройства сопряжения ЭВМ с каналами связи обеспечивали выполнение режима телеобработки, когда первичные данные подготавливались на отдельных абонентских пунктах и по каналам связи передавались в ЭВМ. Дисплейные станции, установленные у пользователей и подсоединенные к ЭВМ, обеспечивали непосредственный ввод данных в ЭВМ и осуществление диалогового режима ЭВМ с пользователем. Технология обработки совершенствовалась за счет организации в ЭВМ банка данных — хранилища условно-постоянной информации. Эта информация постоянно находилась в машине и использовалась при решении различных экономических задач. (4, стр. 15)
Появление персональных компьютеров и организация автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии означает создание принципиально нового этапа в развитии технологии обработки. Создается новая автоматизированная информационная технология на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Современный этап характеризуется следующими моментами:
q организация АРМ бухгалтера на всех участках учета;
q решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте, оснащенном ПК;
q увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой; расширение круга пользователей электронной техникой;
q формирование локальных многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);
q выполнение комплексной интегрированной обработки учетных задач;
q создание в машине постоянной информационной базы, при помощи которой автоматизируется составление бухгалтерских регистров, журналов-ордеров, форм отчетности;
q появление возможности формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;
q появляется возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима между человеком и машиной. При этом обеспечивается хранение в памяти машины нормативно-справочных данных в виде программ «Гарант-Сервис», «Консультант-Бухгалтер» и др.;
q организация информационной связи с другими автоматизированными информационными системами (например, реализуется технология «Клиент-Банк»).
Отмеченные положительные моменты новой информационной технологии развивались постепенно на протяжении 1990-х годов. Дальнейшее развитие компьютерных технологий связано с использованием систем электронной почты и Интернета. Для реализации системы электронной почты необходимы компьютер, устройство долговременной памяти, система факсимильной передачи изображения и сеть передачи данных. Электронная почта облегчает общение и обмен корреспонденцией между пользователями и является системой сбора, обработки и передачи сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных. К преимуществам электронной почты относятся: оптимальное использование рабочего времени отправителя и получателя информации, не требуется присутствия получателя на другом конце линии; передача информации осуществляется независимо от расстояния между абонентами, доступ к электронному почтовому ящику не затруднен. Возможна передача любого вида информации, в том числе финансовых документов, отчетности, деловых писем и др. Интернет, объединяющий в единое целое множество компьютерных сетей, работающих по единым правилам, появился в России недавно, но уже занял прочное место в различных сферах деятельности: экономике, средствах массовой информации и др. Наиболее перспективной областью Интернета является электронная коммерция.
Можно осуществлять сделки непосредственно с помощью Интернета, управлять средствами на своем счету в банке, проводить маркетинговые исследования, получать разнообразную информацию о коммерческой деятельности, осуществлять поиск информации в различных сайтах (списках), размещать собственную информацию.
Отличительной особенностью Интернета является высокая надежность. При выходе из строя части компьютеров и линий связи сеть будет продолжать функционировать. Такая надежность обеспечивается тем, что в Интернете нет единого центра управления. Если выходят из строя некоторые линии связи или компьютеры, то сообщения могут быть переданы по другим линиям связи, так как всегда имеется несколько путей передачи информации. В последнее время ведутся активные работы по передаче новых видов информации через Интернет. Уже сегодня можно слушать радио через Интернет, и не долго осталось ждать и появления Интернет-телевидения.
Перспективным развитием компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика объединяет в себе процессы создания, хранения и обработки моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла и в область экономического анализа и моделирования; незаменима в производстве, в рекламной деятельности, делает занимательным досуг.
Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название «мультимедиатехнология». Такую технологию реализуют специальные программные средства, которые имеют встроенную поддержку мультимедиа и позволяют использовать ее в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. Благодаря этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи. Способность компьютера воспринимать по голосу несложные команды управления (открытия файлов, вывода информации на печать и т.п.) в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.
1.2 Этапы технологического процесса
Технология электронной обработки задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности и ее анализом.
Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно на одном рабочем месте в соответствии с блоками меню.
Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внутримашинные информационные массивы.
Внемашинные — связаны с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПК появляется возможность формирования документов машиной, что автоматизирует процесс их создания. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом. Внутримашинное информационное обеспечение — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПК (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.). Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы планов счетов, различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.
В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяется меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.
В технологическом процессе, выполняемом на ПК, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и основной. (3, стр. 57)
Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особое значение этот этап приобретает в начальный период при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различие справочники: подразделений, предприятия, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».
Начальный этап связан с операциями сбора и регистрации первичных документов. Возможно формирование документов вручную или автоматически.
Вручную документы заполняются на стандартных бумажных бланках, в разных подразделениях предприятия. Для ввода данных в ПК сначала выполняются операции кодирования постоянных и переменных признаков документа, подсчет контрольных сумм. Ввод данных первичного документа осуществляется блоком меню «Документы», содержащем перечень вводимых документов, например: приходный ордер, требование на отпуск материалов, накладная.
В окне «Документ тип» указывается вид документа, путем занесения мнемокода: (ПКО, РКО, ПП). Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически по мере поступления данных.
Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих функций:
q составление реестра введенных документов с автоматическим присвоением уникального им номера, даты выписки и других признаков: из реестра можно получить заполненный первичный документ;
q автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (плательщики, получатели);
q преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;
q логический и арифметический контроль первичных документов;
q удаление неверных документов;
q контроль и корректировка неверной информации;
q печать первичного документа;
q дублирование документов.
Занесение проводок в журнал хозяйственных операций играет большую роль в осуществлении технологического процесса. Бухгалтерские проводки можно вводить вручную и автоматически, используя базу данных «Типовые проводки». В некоторых программах для контроля предусмотрена возможность автоматического контроля правильности внесения проводок путем создания массива корреспонденции бухгалтерских счетов.
Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы (файлы переменной информации).
Основной этап является завершающим в работе с программой и связан с получением различных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».
Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.
Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть ее состоит в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «Перенос проводок»).
Страницы: 1, 2
