Курсовая работа: Основы документационного обеспечения управления
Курсовая работа: Основы документационного обеспечения управления
МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ПРАВА
Специальность: 061100 «Менеджмент организации»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине
Основы документационного обеспечения
управления
на тему:
«История Российского делопроизводства»
Выполнила студентка: АТАМУРАДОВА ОЛЬГА ВИТАЛЬЕВНА
Москва 2007
Содержание
Введение
1. Столбцовое (приказное) делопроизводство
2. Коллежское делопроизводство
3. Исполнительное делопроизводство
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Документы, точнее официальные документы, или, как говорили раньше, «бумаги», сопровождают человека с самого начала его жизни. Еще не успев взять на руки ребенка, родители в роддоме получают справку от том, когда и у кого этот еще безымянный человек действительно родился. В загсе на основании этой справки ребенку выпишут свидетельство о рождении с указанием его персональных фамилии, имени, отчества. Сама справка тоже появляется не «с неба», а как результат обработки нескольких больничных документов. И так один документ вытекает из другого, за ним следует третий, пятый, десятый… Число документов в мире увеличивается в геометрической прогрессии, но каждый, как биллиардный шар, находит свою лунку, т.е. то место, где он необходим.
Конечно, практика не идеальна. Бывают и лишние «бумаги», и появляются они медленнее, чем хотелось бы, и не хватает порой какой-нибудь самой важной. Вот в таких случаях вспоминают про делопроизводство, ругают чиновников, бюрократию, плохо разбираясь в чем дело. А ведь работа с официальными документами и сами документы это важнейшая часть государственной, хозяйственной и общественной деятельности. Конституция, президентский указ, устав кооператива, программа политической партии – документы, оформленные очень строго, с выполнением всех действующих делопроизводственных требований.
Делопроизводство, или «вершение дел», еще очень долго будет оставаться основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы мы не насыщали наши офисы техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остается документ.
Столбцовое (приказное) делопроизводство
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности ( до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.
Однако письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Свидетельства этого – договоры с Византией 911 г. (князь Олег) и 945 г. (князь Игорь). Примечательно, что в обоих договорах упоминается об уже существовавшей практике составления документов. В первом случае – письменных завещаний, во втором – подорожных грамот для купеческих кораблей.
Известно, что в период правления Владимира I (978 – 1015 гг.) в Киеве, столице Древнерусского государства, существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати, «металников» - судейских секретарей, песцов при князьях и крупных феодалов и «диаков» - сотрудников, ответственных за княжеское делопроизводство.
В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Археологические раскопки сначала в Новгороде в 1951-1952 гг., а потом и в Пскове, Смоленске, Витебске, Старой Руссе и др. городах позволили обнаружить частную переписку на бересте рядовых жителей (как мужчин, так и женщин) северо-западных областей Древнерусского государства XI-XV вв.
В этот период возникают и достаточно крупные, и еще не разделенные на документные архивы и книжные библиотеки, собрания письменных материалов.
С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами: «Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота – создаются и документы, в которых фиксируются конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи при срочном найме работников; полные грамоты – при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.
Поскольку правом выдачи документов, закрепляющих за горожанами земли и другое имущество, в крупных городах пользовались и «концы» (районы), то хранилищами и местом создания документов стали храмы, посвященные хранителям цеховых ремесел – рыбаков, торговцев различным товаром, шорников, оружейников и т.д. В таких патрональных храмах велись и судебные дела, и книги записей торговых операций. Часто само хранилище документов в храме предавало им требуемую юридическую силу.
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и диаконов, не случайно с XIV в. термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые, устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.
Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образов выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и «хартией», и просто «телятиной». Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.
Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места, и снова использовали для записи информации.
С увеличение объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись манерой письма, характерно для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями (устав), в XIV в. стал использоваться полуустав, позволявший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов.
Древнерусские документы, как и книги, длительное время писались сплошным текстом без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.
Исследователи отмечают, что еще не заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала, поскольку одним из важнейших признаков документа являются устойчивый состав его информационных элементов (реквизитов, языковых формул) и их расположения в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.
Поэтому на ряду со «стихийным» стремлением к единообразию отдельные нормы работы с документами находили закрепление и в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (диаков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, а значит, что выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основы будущей системы делопроизводства.
Документы хранились в сундуках в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные – вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте, под двумя замками, т.е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четко единообразной системы учета документов, их сведения в комплексе еще не существовало, но уже появлялись установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов.
С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.
Высшим государственным учреждением стала Боярская Дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. Называемый по-разному современниками: «все бояре», «государев верх», «палата», - этот орган управления не имел постоянного места нахождения и собирался в различных царских покоях, так как еще по Судебнику 1497 г. роль думы сильно увеличилась и думные бояре совместно с окольничими и введенными (думными) дьяками решали совместно с государем большинство текущих дел.
В целом полномочия Думы были неопределенны и безграничны. Она осуществляла всю дипломатическую деятельность, вела с помощью «боярских ответных комиссий» все переговоры, готовила проекты необходимых документов, конечные итоги работы докладывались государству. В качестве своеобразного вспомогательного аппарата для переводческой работы, технического обеспечения, ведения документации действовал с 1549 г. один из старейших Посольской приказ.
Дума осуществляла надзор за деятельностью и кадровым составом центральных и местных учреждений, в ее подчинении было высшее ведение ратного дела, межевание земель, управление Москвой, коллективное управление страной «по уходу» (в отсутствие) государя.
Кроме того, при Думе функционировал и Счетный приказ для учета финансовой деятельности учреждений. Представители этих учреждений входили в состав Думы (думные дьяки), вели ее делопроизводство.
В целом офисы того времени, назвавшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
поступление документа на рассмотрение;
подготовку дела к «докладу»;
рассмотрение и решение дела;
оформление документа, содержащего решение.
Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по поступлении документа: жалобы, извета, челобитной или отписки. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через тех, кто был в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрения вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или поручал это кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» (записками) подьячих одного приказа подьячим другого приказа.
При поступлении документа на нем на обороте делалась запись о получении документа с датой. При необходимости судья или дьяк делала помету «выписать», что означало подготовить справочный материал, т.е. начать рассмотрение дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы или повытья, где в соответствии с поручением старшей подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решение по делу) или инициативный документ по своему разумению; все последующие правки делались на этом же проекте на широком левом поле (4-5см) или поверх писанного текста.
После вынесения окончательного решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его. Только после этого младший подьячий переписывал документ набело, подьячий «справлял» т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял – исправлял его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавало юридической силы документу. Для этого необходима была «припись», которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. Черновик документа – «отпуск» определялся на хранение.
В случае необходимости решение по делу принималось после его коллективного обсуждения. Руководители приказов: судьи и дьяки, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документов, это входило в обязанность того дьяка, который отвечал за ведение делопроизводства приказа. В Боярской Думе это было обязанностью думных дьяков: «…а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Подпись долгое время заменялась печатью.
В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западно-европейских стран, а со второй половины XVII стала использоваться и отечественная. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубинных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах достаточно хорошо читаются.
С появлением так называемой скорописи – начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма – свободно читать такие тексты стало довольно сложно, для этого требовались определенные знания и навыки.
В делопроизводстве приказов продолжало использоваться достаточного древняя «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов столбец, столпик. Важные государственные акты могли иметь большие размеры, так, например, грамота царя Алексея Михайловича одному из монастырей на земли имеет длину более метра, а например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 м.
При необходимости вставить документ столбец расклеивался, а позднее вставки заверялись обычным порядком – по склейкам. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная сторона использовалась лишь для проставления помет, резолюций, адреса. Документы хранились свернутые в рулон, иногда для особо важных документов использовались специальные футляры (меха).
Такая форма документа не всегда была оптимальной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений, сама склейка не была достаточно прочна. Все это приводило к быстрому ветшанию и износу столбцов.
Наряду со столбцовой формой документов в приказах зародилась а начало применяться книжная (тетрадная) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись боярские списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно большое число разновидностей книг – более 300. Это учетно-статические стрелецкие, городовые, умолотные, денежные и другие книги.
Таким образом, история делопроизводства в XVI-XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создается и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.
Однако государство еще не создало общих административных и делопроизводственных правил. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления отдельных документов.
Коллежское делопроизводство
Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.
Страницы: 1, 2
