Курсовая работа: Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления
Курсовая работа: Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления
Содержание
1. Введение……………………………………………………2
2. Неформационное обеспечение…………………………3
3. Понятие информации, ее свойства и характеристики……………………………………………12
4. Особенности использования информации о состоянии внешней среды и управляемого объекта в организационных системах управления с обратной связью………………………………………………………18
5. Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления………………………………………………..24
6. Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления………………………………………………..30
7. Заключение……………………………………………… 37
8. Список литературы………………………………………37
1. Введение
Время, в которое мы живем, эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного человека превращение его из «винтика» в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.
С легкой руки американцев это английское слово стало известно сегодня практически каждому образованному человеку. В упрощенном понимании, менеджмент — это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент — по-русски «управление» — функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент — это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров — это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. Значимость менеджмента была особенно ясно осознана в 30-е годы. Уже тогда стало очевидным, что деятельность эта превратилась в профессию, область знаний — в самостоятельную дисциплину, а социальный слой — в весьма влиятельную общественную силу. Растущая роль этой общественной силы заставила заговорить о «революции менеджеров», когда оказалось, что существуют корпорации-гиганты, обладающие огромным экономическим, производственным, научно-техническим потенциалом, сопоставимым по мощи с целыми государствами.
Однако роль менеджеров не ограничивается присутствием лишь в огромных многоуровневых и разветвленных корпоративных структурах управления. В зрелой рыночной экономике не менее важен и малый бизнес. По количеству – это более 95 % всех фирм, по значению – это наибольшая приближенность к повседневным нуждам потребителей и в то же время полигон технического прогресса и других нововведений. Умело управлять в малом бизнесе – значит выжить, устоять, вырасти. Как это сделать – тоже вопрос эффективного менеджмента.
2. Неформационное обеспечение.
Информационное обеспечение системы менеджмента - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику.
Коммуникаций - это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том. что делаем, - смысл может быть утрачен.
К примеру, в 1982 г. и еще раз в 1985 г., когда фирма «Джонсон энд Джонсон» установила, что некоторые капсулы «Тилеола» ядовиты, высшему руководству фирмы пришлось наладить эффективные коммуникации с такими группами, как средства массовой информации и потребители, Управление санитарного надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов и дистрибьюторы. Пришлось также наладить связи с руководителями среднего звена, которые стояли во главе лабораторий и заводов в разных странах мира. Эти руководители, в свою очередь, установили связь с руководителями более низких уровней и контролерами, подотчетными им. Наконец, руководство фирмы «Джонсон энд Джонсон», вероятно, оповестило о своих проблемах всех сотрудников фирмы. Сочетание таких средств коммуникации, как совещания, служебные записки, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты и беседы с глазу на глаз, позволили в конечном счете охватить многих работников фирмы.
Руководитель 50-90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решении по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В обмене информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал - средство передачи информации.
4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1. Зарождение идеи.
Пример. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмоти этапа – «не начинайте говорить, не начав думать».
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом показан на рис.1.
Предлагается следующая структура информации:
1) по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.:
2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3) по форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;
4) по изменчивости во времени - условно-постоянная н условно-переменная (недолговечная);
5) по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная. письменная и др.;
6) по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по эапросу и принудительно в определенные сроки:
7) по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8) по стадии жизненного цикла объекта по стадии маркетинга (НИОКР, организационно-технологической подготовке производства н т.д. до списания);
9) по отношению объекта управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании.
Основные требования к качеству информации:
- своевременность;
- достоверность (с определенной вероятностью);
- достаточность;
- надежность (с определенной степенью риска);
- комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара- условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов н т.д.);
- адресность;
- правовая корректность информации;
- многократность использования;
- высокая скорость сбора, обработки и передачи;
- возможность кодирования;
- актуальность информации.
К примеру, представители разных отделов в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмене информацией о продукции.
Вопросы организации массива и потоков информации, технологии ее переработки и моделирования изложены по работе В.Г.Версана.
Организация массива информации. Информационный массив - это упорядоченная по определенным признаком совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий.
Цель создания массива информации - повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.
Информационный массив должен обеспечивать:
- прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования:
- наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях:
- оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
- предохранение информации от искажений.
Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.
Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.
Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты. слова, сообщения, знаки. буквы, листы к др.).
Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации, включающая:
- формирование документооборота;
- определение состава операций по переработке информации, выполнение которых будет проводится с помощью средств механизации и автоматизации;
- выбор состава комплекса технических средств по переработке информации. используемой при решении управленческих задач.
При проектировании документооборота необходимо обеспечивать: наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации:
- организацию рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;
- минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;
- эффективный контроль за сроками исполнения документов;
- максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;
- унификацию форм документов.
Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим - операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.
На основе рассмотренных требовании методика проектирования системы менеджмента должна определять:
- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
- исполнителей задач;
- информацию, необходимую для выполнения задач и функций
управления;
- режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
- объемы поступающей органам управлений информации в соответствии с составом решаемых задач;
- порядок и формы представления информации, необходимой для
управления;
- время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микропроцессоры. средства телекоммуникации, электронные пишущие машинки, терминальные устройства и Др.).
Для проектирования систем управления В.Г.Версан предложил графическую информационную модель. Движение информации в этих моделях от источника к потребителю, операции ее переработки, зафиксированные графически, позволяют на этапе анализа комплексно представить весь информационный процесс, выявить дублирование, лишние операции и документы, неточности в распределении работ между исполнителями и т.д.
Пример заполнения карты носителя информации (см.строку З):
1. Распоряжение | ||||
2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
42 | 5/18 | 0.3 | 0.5/1 | 1/М |
1 - наименование носителя информации;
2 - шифр документа, относящегося к группе организационно-распорядительной документации;
3 - "5" - шифр головной организации (источника формирования документа),
"IS" - шифр дирекции НИИ - потребителя документа;
4 - время переработки документа;
5 - "0,5" - условный объем информационного сообщения в знаках, "I" - информационное сообщение несет один документ;
6 - документ поступает в институт 1 раз (или; 7 - документ по периодичности поступления является срочным (Ср),
V - по источнику формирования документ является внешним (В).
Информацию в графической операционной информационное модели разбивают на пары "операция - документ' и рассматривают каждую как логически законченную часть исследуемого процесса. Такое деление позволяет исследовать состав информации, порядок се движения и способы переработки в непосредственной связи с задачами управления.
Порядок построения графической операционной информационной модели следующий.
Для исследуемого процесса управления! Прежде всего необходимо определить цели и сформулировать критерии достижения выявить входную и выходную информацию. Затем внутри исследуемого процесса выделяют операции по переработке информации. С помощью пар "Операция - документ" осуществляется следующая последовательность технологической переработки информации доя каждой операции:
- формируется цель;
- определяются критерии выполнения операции (как правило, для операции, предшествующей контрольной операции):