Курсовая работа: Внутрифирменные коммуникации в бизнесе
Курсовая работа: Внутрифирменные коммуникации в бизнесе
Министерство обазования и науки Российской федерации
федеральное агентство по образованию
Гоу впо нижегородский государственный педагогический университет
Технолого-экономический факультет
Кафедра предпринимательства и управления
курсовая работа
ВНУТРИФИРМЕННЫЕ КОММУНИКАЦИИ В БИЗНЕСЕ
Курсовая работа студента
заочного отделения, 5 курса
О.Ф. Беляниной
Научный руководитель:
к.п.н. О.В. Каткова
Нижний Новгород
2007
Содержание
Введение ……………………………………………………………………
Глава I. Теоретические основы внутрифирменной коммуникации ……..…
1.1 Значение коммуникации……………….………………………………..
1.2. Коммуникационные факторы……..………………………………………
1.2.1.Индивидуальные факторы…………………………………..………..…
1.2.2. Организационные факторы …………………………………….……..
1.3. Направление коммуникации в организации…………..………….……
1.3.1 Вертикальная коммуникация
1.3.2 Нисходящая коммуникация……………...…………………….……..…
1.3.3 Восходящая коммуникация…………………………………………..…
1.3.4 Нарушения иерархии и некоторые положительные результаты…..…
1.3.5 Горизонтальные коммуникации ………………………..…
1.4 Коммуникационные сети……………………………………..……..……
1.5 Проблемы коммуникации…………….…………………………………
1.5.1 Пробел…….………………………………………………………………
1.5.2 Искажение …………..…………………………………………………….
1.5.3 Перегрузки………………………………………..………………………..
Глава 2. Внутрифирменные коммуникации в компании «TelMe»…….…..
2.1 Взаимосвязь коммуникационных процессов и информационных технологий в организациях…………………………………………………..
2.2 Краткая характеристика компании «TelMe»…………………………...
2.3 Внутренные коммуникации в компании……….…………………
2.4 Рекомендации по совершенствованию коммуникаций в компании «TelMe»……………………………...…………………………………………..
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….….
ЛИТЕРАТУРА ……..………………………………………………………….
ВВЕДЕНИЕ
Коммуникация- это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения.
Актуальность темы обусловлена оценками специалистов, которые показывают, что до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения.
Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует и мотивирует подчиненных. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором.
«Коммуникация»- собирательный термин, обозначающий взаимодействие субъектов на основе информации. Естественно считать, что информационные процессы составляют ядро коммуникации. Однако было бы слишком просто сводить коммуникацию только к процессам приема и передачи информации, ибо при этом опускается из виду много важных моментов. К ним относятся: поведенческая активность субъектов, сложным образом зависящая от характера передаваемой информации; способности индивидов и их возможности участвовать в информационных процессах; мотивация; самоконтроль; внешние факторы, влияющие на эти процессы и многое другое.
Цель исследования: на примере одной из компаний, использующих в качестве инструментов в работе последние достижения высоких технологий, проанализировать возможности последних для достижения высоких результатов во внутрифирменной коммуникации и рассмотреть эффективность их использования менеджерами.
Задачи исследования:
1) показать природу и сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации.
2) раскрыть содержание коммуникативного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути коммуникаций;
3) изучить результаты исследований различных видов коммуникаций, подвести некоторые их итоги;
4) раскрыть пути улучшения системы коммуникаций в современной организации;
5) сделать выводы по теме работы.
Объект: коммуникация как поведенческая активность субъектов.
Предмет: умелое использование эффективных коммуникаций менеджерами для достижения целей организации.
Методы исследования: изучение предмета и объекта исследования на основе анализа специальной литературы, посвященной организационному поведению и данных средств массовой информации и интернет.
Глава 1. Теоретические основы внутрифирменной коммуникации
Фирма (организация) прежде всего является системой, перерабатывающей информацию. Одна из наиболее ярких метафор, применимых к организации, - это сравнение ее с мозгом. Этот образ точно отражает идею организации, которая получает, фильтрует информацию, обрабатывает ее в свете того, что ей уже известно, интерпретирует, изменяет и, в конце концов, действует соответствующим образом. У организаций также бывают «провалы в памяти». Если пойти еще дальше в этом сравнении, то спады и подъемы организации - это те же депрессии и манифестации.
Процесс коммуникации в организациях содержит и организационные элементы, и индивидуальные. Рассмотрим факторы, которые воздействуют на отправку, получение, восприятие и толкование информации в процессе коммуникации.
Фирма- это самое общее название предприятия, компании, хозяйственного общества, коммерческой организации. Поэтому мной в данной работе аналогично текстам специальных изданий, фирма чаще будет именоваться организацией.
1.1 Значение коммуникации
Организационные структуры с их меняющимися размерами, технологическими хитростями и определенной степенью комплексности и формализации рассчитаны на то, чтобы быть в системе обработки информации или включиться в нее. Само учреждение организационной структуры является признаком того, что для коммуникаций предусмотрен особый путь. Власть, лидерство и принятие решения — все это явно или неявно опирается на процесс коммуникации, поскольку они не имеют смысла при отсутствии информации.
Аналитики организаций приводят разные степени значимости процесса коммуникации. Барнард, например, заявляет: «В исчерпывающей теории организаций коммуникация будет занимать центральное место, потому что структура, экстенсивность и масштаб организации почти целиком определяется способами коммуникации» (2) . Этот подход ставит коммуникацию почти в сердце организации. Совсем недавно коммуникация опять стала содержанием анализа. Однако другие теоретики - например, Aldrich, Cleggand Dunkerley - уделяют недостаточно внимания этой теме. Вместо того чтобы рассуждать, в центре или на периферии организационного анализа находится коммуникация, резоннее будет рассматривать ее в перспективе того, что значение коммуникации меняется в зависимости от того, где ее видят в организации и какого рода организация изучается.
Коммуникация имеет решающее значение для менеджеров и их работы. Менеджеры, которых изучала Кантер, тратили несметное количество времени на коммуникации (5). Обычно это были взаимодействия лицом к лицу с подчиненными, вышестоящими, с равными по положению и с клиентами. Были также собрания разного рода. Надо было отвечать на электронную почту и телефонные звонки. Короче, занятиями менеджеров были коммуникации. По оценкам Klauss and Bass, 80 % времени менеджера тратится на межличностные контакты (6). По мере удаления от верхушки организаций доля времени, затрачиваемая на коммуникации, уменьшается. Разумеется, и это нужно отметить, работа канцелярского персонала в подавляющем большинстве случаев связана с обработкой информации. Как будет видно дальше в этой главе, изменение информационной технологии оказывает огромное и бесконечное влияние на работу управления и канцелярии, а значит и на организации.
Эти внутриорганизационные различия важны. Равно важны и межорганизационные различия. Наиболее важна коммуникация в организациях и частях организаций, которые имеют дело с неопределенностью, являются комплексными и чья технология не дает возможности легкой рутинизации. На центральную роль коммуникации влияют и внешние, и внутренние характеристики. Чем больше организация ориентирована на людей и идеи, тем важнее для нее коммуникация. Несомненно, что даже в высоко механизированной системе коммуникация лежит в основе освоения и использования машин. Рабочих инструктируют по использованию, доставке заказов и т. д. В то же время, рутинность таких операций ведет к уменьшению изменчивости в процессе коммуникации. Четко установленным процедурам требуется мало дополнительных коммуникаций. Хотя в подобных условиях коммуникации и происходят почти непрерывно, их организационное значение ограничено. Так может происходить до тех пор, пока они не приведут к серьезным нарушениям в работе.
Процесс коммуникации по определению является двусторонним: в конкретный момент времени одна сторона является отправителем, а другая - получателем. Очевидно, что этот аспект коммуникации влияет на процесс в целом. Социальные отношения, проявляющиеся в процессе коммуникации, затрагивают отправителя и получателя по мере их взаимодействия. Если в процессе отправки послания отправитель боится получателя, то это отразится и на самом послании, и на его интерпретации. Страх является одним из множества факторов, которые способны сорвать простое отношение отправитель-получатель. Разница в положениях, разные модели восприятия, сексуальная привлекательность и прочее могут исказить то, что было послано и получено.
Особое внимание в последующем обсуждении будет обращено на эти источники искажения и их последствия. Игнорирование возможности искажения было причиной провала многих попыток улучшить работу в организации путем увеличения коммуникативных связей. Как только значение коммуникации было осознано, многие организации слишком увлеклись этой проблемой, полагая, что при достаточной связи между всеми членами организации каждый будет знать и понимать, что происходит, и большинство организационных проблем исчезнет (7). В 1980-х гг. это увлечение коммуникациями было в центре вспыхнувшего интереса к организационной «культуре» как панацее от всех возникших проблем. К сожалению, организационная жизнь не так проста, и одна только опора на большее число связей и их улучшение не сможет внести крупных и положительных изменений.
Прежде чем подвергнуть более полному анализу проблемы коммуникаций и их последствия в организациях, следует представить простую точку зрения на оптимальные коммуникации. Она проста, поскольку отчасти дополняет предыдущий разговор по поводу рациональности и принятия решения.
Коммуникации в организациях должны обеспечивать точную информацию с надлежащим эмоциональным подтекстом для всех членов, нуждающихся в ней. Это предполагает, что в системе не будет ни слишком много, ни слишком мало информации и что тому, кто ее использует, будет ясно с самого начала, что она имеется. Но очевидно, что в комплексной организации этого условия добиться невозможно. Разумеется, организации собирают объем информации больший, чем они используют, но продолжают запрашивать еще больший объем. Это объясняется необходимостью принятия решения в рамках законности.
В последующих разделах мы исследуем факторы, которые способствуют невозможности существования абсолютно совершенных систем коммуникации. Диапазон этих факторов - от очевидно присущих любой социальной группе до специфически организационных. В центре внимания в первую очередь будет коммуникация внутри организации.
1.2 Коммуникационные факторы
1.2.1 Индивидуальные факторы
Поскольку коммуникация включает нечто, посланное получателю, самую важную часть всей системы составляет то, что получатель делает с посланием или как отвечает на него. Следовательно, процесс восприятия становится ключевым элементом нашего понимания коммуникаций в организациях.
Процесс восприятия подчинен многим факторам, и два разных человека могут воспринять одно и то же лицо или послание совершенно по-разному. Даже физические объекты воспринимаются по-разному. Воспринимающие могут реагировать на реплики, которые они неправильно поняли, могут поддаваться эмоциям, могут недостаточно взвешенно оценивать данные или неудачно идентифицировать те факторы, на которых основано их суждение. Личные требования, ценности и интересы обусловливают процесс восприятия. Большинство коммуникаций происходят во взаимодействии с другими, и оттого, как одна личность воспринимает «другого», решающим образом зависит, как она воспримет информацию, поскольку люди вызывают больше эмоций, чем какие-либо другие объекты. Например, исследования показали, что на личностные взаимодействия, а значит и на восприятие, влияет даже ожидание того, как другой человек должен выглядеть.
Эти факторы являются общими для всех ситуаций восприятия. Для анализа процессов восприятия в организациях их следует принять в качестве базовых условий коммуникации. Так, очевидно, что идеальное восприятие - то есть восприятие, одинаковое для всех реципиентов информации, - невозможно в любой социальной ситуации. Добавление организационных факторов делает ситуацию в целом еще более сложной.
Коммуникации в организациях в основном происходят между индивидуумами. Даже если используются письменные или радиовещательные формы, коммуникаторы идентифицируются как конкретные личности. Таким образом, решающим в интерпретации коммуникации является впечатление, которое посылающий сообщение производит на получателя. Впечатление это не создается de novo , получатель использует собственный уже выработанный набор реакций на индивидуума или ситуацию. Мотивы и оценки индивидуума вписываются в ситуацию. Кроме того, на впечатление оказывают влияние условия или окружение акта коммуникации. Чистый, аккуратный и великолепно обставленный офис способствует реакции, отличной от той, которую вызывает офис, похожий на раздевалку. Поскольку сам по себе процесс восприятия требует разложения идей и людей по категориям, взаимодействие между коммуникаторами также подвержено «постоянной категоризации»; это значит, что вы не можете понять другого человека, пока не поместите его в надлежащую часть известного вам репертуара восприятия. Часто это делается на базе весьма ограниченного количества данных - или даже неверных данных, как это бывает, когда получатель отмечает только реплики, неверные или неуместные в данной ситуации (8).
Позиция в организации влияет на то, как воспринимается или посылается сообщение. Почти во всех организациях люди бывают в одной ситуации вышестоящими, а в другой - подчиненными. Так, помощник директора является вышестоящим для всех остальных начальников, но подчиненным директору и совету директоров. Характер коммуникаций меняется в соответствии с положением в ролевом комплекте организации. Также он зависит от того, насколько получатель сообщения доволен своим местом в организации. Исследования показали, что женщины, которые страдали от дискриминации в связи с занимаемыми ролями, имели более низкое сознание автономии (2). Это, в свою очередь, искажало информацию, которую они передавали «наверх».
Все эти факторы усложняются еще более хорошо известным феноменом стереотипа. Предвзятое суждение может повредить любому взаимодействию. Оно может проявляться в виде «навешивания ярлыков», таких как «труд», «управление», «группа меньшинств» и так далее. Предполагается, что вовлеченный человек обладает характеристиками группы, к которой он принадлежит; но вероятно, в огромном большинстве случаев характеристики, приписываемые группе в целом, искажают реальность. Здесь понятие стереотипа используется в том смысле, что может произойти наложение негативных характеристик на членов коммуникационной системы. Конечно, может случиться и обратное - приписывание социально одобренных характеристик, которыми человек не обладает, что также опасно для процесса коммуникации.
Другими факторами, которые входят в процесс коммуникации примерно таким же образом, являются: «эффект гало», или использование одного или немногих показателей для обобщения ситуации в целом; «проекция», когда человек полагает, что другие члены коммуникационной системы имеют такие же характеристики, как он сам; и «защита восприятия», или изменение неподходящей информации для приведения ее в соответствие с уже разработанными концептуальными рамками. Все вышеперечисленные факторы достаточно хорошо описаны в общей литературе по проблемам восприятия и присутствуют в любой коммуникационной системе. Они не являются отличительными признаками организаций.
