Отчет по практике: Оптимизация управления на ООО "Оренбурггражданстрой-Риэлт"
5. Стадия спада: характеризуется резким снижением объема получаемой прибыли, спадом деловой активности предприятия. Предприятие «заболевает» и вступает в стадию финансовой неустойчивости. Помочь справиться с ситуацией может только кризисная реструктуризация.
6. Умирание предприятия – фирма несет прямые убытки от своей деятельности. На этом периоде начинают процедуру несостоятельности (банкротства) предприятия.
Таким образом, Общество находится на стадии развития и ускорения, которая характеризуется достаточно интенсивным ростом активности предприятия, что доказывает соответствие организационной структуры предприятия рыночным условиям.
По нашему мнению, для общества с численностью сотрудников 54 человека, должности заместителя директора по юридическим вопросам и заместителя директора по экономическим вопросам являются лишними, так как это увеличивает издержки предприятия (заработная плата заместителя директора на порядок выше заработной платы, например, начальника юридического отдела). Должность заместителя директора по юридическим вопросам необходимо упразднить, а его обязанности переложить на начальника юридического отдела. Также нужно упразднить должность заместителя директора по экономическим вопросам, а финансово-экономический отдел отдать в подчинение главному бухгалтеру Общества. Отдел по работе с клиентами должен подчиняться непосредственно директору общества, так как, по нашему мнению, он – основное звено в деятельности компании, а юридический и финансово-экономический отделы являются вспомогательными отделами, обеспечивающими его непрерывную и эффективную работу.
Отдел по работе с клиентами является основным отделом риэлтерской компании в ситуации, когда миссия и цели направлены на потребителя, как на исследуемом предприятии.
Основными принципами деятельности сотрудников отдела по работе с клиентами:
– отношение к своему Клиенту – уважение, внимательность и конфиденциальность;
– профессионализм.
Необходимо отметить, что в ООО «Оренбурггражданстрой-Риэлт» все сотрудники числятся в штате, включая риэлтеров, что гарантирует стабильность их карьерного роста, возможность обучения за счет организации, ну и, соответственно, является сильнейшей мотивацией для повышения эффективности деятельности.
В штате отдела по работе с клиентами числятся 31 сотрудник.
Во главе отдела стоит начальник отдела, в обязанности которого входит контроль деятельности сотрудников, делегирование обязанностей между ними, оформление отчетности по работе отдела.
В отделе выделены должности:
– ведущего специалиста по работе с новостройками,
– ведущего специалиста по работе с вторичной недвижимостью,
– ведущего специалиста по работе с загородной недвижимостью,
– ведущего специалиста по работе с частным сектором,
– ведущего специалиста по работе с коммерческой недвижимостью.
В подчинении каждого ведущего специалиста работают по четыре риэлтера.
Три специалиста работают непосредственно с новостройками ОАО «Оренбурггражданстрой».
Также в отделе постоянно дежурят два офис-менеджера, в обязанности которых входят прием звонков от потенциальных клиентов; встреча клиентов в офисе, беседа с ними до прихода, в случае отсутствия, или освобождения, в случае занятости, специалиста; заполнение первичной документации, например, журнала входящих звонков, где фиксируется время звонка, объект интересуемой недвижимости (жилье, офис, склад, и т.д., источник сведений об организации и т.п.).
Специалисты, работающие на рынке новостроек всегда учитывают, что Покупка новостройки – дело очень ответственное и непростое. Какие бы законы ни принимались, вложение денег на стадии строительства по-прежнему остается болезненным вопросом. Низкая цена и возможность выбора этажа и площади будущей квартиры – единственные преимущества покупки на ранней стадии строительства. После вступления в силу закона №214 об участии в долевом строительстве многоквартирных домов возникло множество схем покупки квартир в новостройках, которые не всегда отвечают требованию закона. Разобраться в этих схемах самостоятельно сложно и, порой, опасно. Поэтому специалисты, работающие с жильем на рынке новостроек в первую очередь в беседе с клиентом, определяют, где, в каком районе, он хотел бы поселиться, выясняют, ведется ли там новое строительство, и если не ведется, предлагают клиенту альтернативные варианты. На втором этапе в обязанности специалиста входит проверка документации застройщика: проектной декларации, которая содержит в себе как данные о проекте строительства, так и о самом застройщике; заключенный компанией инвестиционный договор с администрацией города на получение пятна и права строительства, для того чтобы определить имеется ли разрешение администрации на строительство дома на конкретном участке и кому оно дано – инвестору, генподрядчику, а также проверить, как выполняется инвестиционный договор по платежам на развитие городской инфраструктуры и др. Законодательство обязывает застройщика максимально раскрыться перед потенциальными соинвесторами. Специалист должен выехать на стройплощадку, чтобы убедиться существует ли на площадке порядок, и за месяц возводится целый этаж, или, наоборот, грязь, а на объекте вяло копаются два-три человека. Убедиться, что если у застройщика есть другие объекты строительства, то он в состоянии закончить их все. Проверить, не нарушались ли ранее сроки сдачи объекта и т.п. На следующем этапе, специалисты с помощью юристов разрабатывают договора участия в долевом строительстве! Он должен быть заключен в простой письменной форме и подлежит обязательной государственной регистрации. По окончании стройки и сдачи объекта в эксплуатацию, специалист совместно с клиентом осуществляют прием квартиры и оформление права собственности на нее. Но сначала дом сдается госкомиссией и принимается в эксплуатацию. До подписания акта следует проверить соответствие квартиры условиям договора. Приемка квартиры оформляется актом приема-передачи. Подписывая акт приема-передачи квартиры, клиент свидетельствует, что застройщик предоставил ему объект недвижимости в соответствии с условиями договора, а он полностью оплатил квартиру.
Специалисты по работе на рынке вторичной недвижимости работают по следующим направлениям:
– услуги по продаже, покупке, обмену, расселению квартир, включающие оценку объекта недвижимости и определения возможных сроков продажи, обмена, расселения. С учетом специфики объекта разрабатывается и проводится рекламная кампания; показы объекта. Оказывается юридическое сопровождение сделок, в том числе юридическая проверка документов. Организовывается алгоритм обеспечения безопасных расчетов между клиентами;
– срочный выкуп квартир и нежилых помещений;
– в случае, когда клиент самостоятельно нашел покупателя на свою квартиру, собрал все необходимые документы и ему нужна только помощь в проведение сделки специалисты осуществляют оформление готовых вариантов 9 сопровождение сделки): проводит консультацию по основным аспектам сделки, проконтролирует взаиморасчеты, подготовим договор купли-продажи и зарегистрирует его в соответствующих органах;
– ипотечное кредитование, предусматривает подбор ипотечной программы, банка, предоставления клиенту полной базы квартир по Оренбургу и Оренбургской области до оформления прав собственности на жилье;
– приватизация и вступление в наследство;
– бесплатная оценка стоимости квартиры (по телефону и с выездом), когда определяется рыночная стоимость объекта недвижимости;
– профессиональные консультации по вопросам недвижимости, в том числе консультации по законодательным актам, связанным с ГЖС и т.п.
Деятельность специалистов по работе с загородной недвижимостью и с частным сектором в принципе схожа с деятельностью предыдущих специалистов, но их задача осложняется необходимостью знать федеральные и местные законодательные акты, регламентирующие правовые сделки с землями населенных пунктов, землями сельскохозяйственного назначения и землями других категорий, методику оценки земельных участков, правила их регистрации и мн. др.
Деятельность специалистов по работе с коммерческой недвижимостью включает следующие услуги:
– продажа и покупка объектов коммерческой недвижимости;
– юридическое сопровождение сделок;
– оформление и регистрация объектов коммерческой недвижимости;
– услуги по кредитованию на покупку объектов коммерческой.
Последние семь лет рынок недвижимости активно развивается. Появляются новые технологии строительства, а также агентства недвижимости нового формата. Профессиональный риэлтор должен не только знать обо всех тенденциях рынка и уметь проводить сложные сделки, но и знать нормы законодательных актов РФ, ограничивающие сделку, или, наоборот, позволяющие совершить сделку на каких-либо льготных условиях, другие законодательные аспекты сделок с недвижимостью, то есть быть юристом; уметь убедить клиента в выборе предложенного объекта недвижимости, или в использовании при покупке какой-либо программы, разработанной в Обществе, вызвать у клиента доверие, то есть быть психологом; специалист должен знать социальные программы государства, например, с 2006 г. в Оренбургской области существует программа №62/2-III-ОЗ от 26.02.2006 «Субсидирование разницы в процентных ставках при выдаче ипотечных жилищных кредитов», с 2003 г. стартовали две программы: №63 от 26.02.2003 «Обеспечение жильем молодых семей в Оренбургской области» на 2003–2010 гг. и №753/115-III-ОЗ от 30.12.2003 «Переселение граждан Оренбургской области из ветхого и аварийного жилищного фонда» на 2003–2010 гг., то есть быть социальным работником; знать методики расчетов оценки объектов недвижимости, земельных участков и т.д., то есть быть оценщиком.
Каждый сотрудник является ответственным за совершение той сделки, работать с которой он начал изначально.
Критерием успеха деятельности сотрудника является не только доход, приносимый им от совершенных сделок, но и количество совершаемых сделок, количество «сорванных» сделок, независимо от того, кто в этом виноват: клиент или сам сотрудник.
В случае затруднения с организацией и заключением сделки специалист обращается за советом к ведущему специалисту или непосредственно к юристам, экономистам, в зависимости от направления сложности.
По завершении каждой сделки риэлтор составляет отчет, в котором указывает основные моменты сделки, описывает схему расчетов, указывает законодательные акты, которые были использованы в процессе работы с клиентом, отмечает выявленные в своей деятельности недочеты. Если сделка не дошла до своего логического конца, риэлтор указывает причины этого.
На основании отчетов риэлторов за 2007 г. составим сводную таблицу количества сделок каждого сотрудника 9 без ведущих специалистов) и с помощью графического метода определим лидера и аутсайдера (табл. 1).
Таблица 1 – Количество сделок риэлторов ООО «Оренбурггражданстрой-Риэлт»
| Ф.И.О. | Месяцы | Всего за год |
Количество сорванных сделок |
|||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |||
| Абубакиров Р.А. | 2 | 4 | 2 | 1 | 2 | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 1 | 5 | 33 | 0 |
| Антонова С.В. | 3 | 2 | 4 | 5 | 2 | 1 | 2 | 4 | 3 | 5 | 1 | 2 | 34 | 0 |
| Аплеева С.Р. | 2 | 5 | 2 | 3 | 1 | 4 | 4 | 4 | 4 | 2 | 3 | 2 | 36 | 1 |
| Веденеев С.И. | 2 | 4 | 1 | 3 | 1 | 2 | 1 | 3 | 5 | 2 | 2 | 2 | 28 | 0 |
| Гущина В.М. | 1 | 3 | 3 | 1 | 2 | 1 | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 24 | 0 |
| Любимов О.А. | 2 | 4 | 2 | 1 | 3 | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 27 | 0 |
| Ласточкина М.В. | 3 | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 24 | 2 |
| Липучкина С.В. | 1 | 3 | 4 | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 4 | 2 | 2 | 29 | 1 |
| Медведева С.В. | 2 | 1 | 2 | 2 | 3 | 2 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | 2 | 23 | 1 |
| Мурзива Н.П. | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 3 | 2 | 3 | 2 | 3 | 1 | 2 | 30 | 0 |
| Махоткина В.П. | 3 | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | 2 | 27 | 0 |
| Нерпина В.С. | 2 | 5 | 3 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 2 | 30 | 2 |
| Наргузлина А.Э. | 3 | 4 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 31 | 0 |
| Овдеева Т.Ю. | 1 | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 2 | 3 | 2 | 28 | 0 |
| Орлов А.Б. | 2 | 2 | 1 | 2 | 3 | 2 | 3 | 1 | 3 | 2 | 2 | 4 | 27 | 0 |
| Севостьянов Р.М. | 1 | 3 | 2 | 3 | 2 | 2 | 3 | 1 | 3 | 3 | 3 | 3 | 29 | 1 |
| Тимошенко Л.В. | 2 | 6 | 2 | 2 | 1 | 2 | 3 | 1 | 3 | 3 | 3 | 3 | 31 | 1 |
| Ухарова С.Л. | 3 | 2 | 2 | 3 | 4 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 3 | 3 | 36 | 1 |
Составим диаграмму для выявления лидера и аутсайдера среди сотрудников отдела по работе с клиентами (рис. 3).
