Реферат: Российский рынок экономических информационных систем. "ХАКЕРС ДИЗАЙН": сетевая система "Финансы без проблем"
Если нас заинтересовала конкретная операция поставим на нее селектор списка и нажмем Enter. На экране появится окно, содержащее запись о данной операции. Если еще раз нажать Enter, то мы попадем в реестр операций. Если оказалось, что данная операция ошибочна - можно тут же ее скорректировать. После выхода из реестра операций оборотный баланс будет пересчитан и мы увидим изменившиеся величины сальдо и оборотов счетов. Попробуйте проделать корректировку суммы второй операции (начисление зарплаты Чистомытову) заменив значение 400000 на 500000. Вернувшись в оборотный баланс Вы увидите, что сальдо и обороты 68, 69, 70, 80 счетов изменились. Также изменились обороты 20 счета.
Таким образом, при анализе истории счета мы можем видеть как "исторически" формировалось сальдо счета при выполнении операций. Здесь полностью видна "динамика" развития событий, однако нет сведений подобных тем, которые мы привыкли видеть в главной книге, а именно данных о суммарном движении средств между разными счетами. Посмотрим как решается эта задача.
Проведем анализ корреспонденций счета 80. Для этого, спозиционируем на нем селектор списка оборотного баланса и нажмем клавишу F9 или щелкнем мышью на кнопке Корреспонденции. В появившемся на экране окне будет представлена следующая информация:
Как видно, это некоторым образом трансформированное представление главной книги. Отдельно показано сальдо выбранного счета, а обороты по дебету и кредиту приведены с разбивкой по счетам, корреспондирующим с главным. Для получения более компактного представления можно нажать клавишу F6. В этом случае вся информация по субсчетам будет "свернута" до итоговой корреспонденции с синтетическим счетом.
Обращаем Ваше внимание на то, что любую из "расшифровок", а также оборотный баланс можно распечатать на принтере или вывести в текстовый файл. Это можно сделать аналогично тому, как мы это делали при распечатке списка операций.
При проведении анализа часто требуется информация только о конкретном наборе счетов. Так например, множество счетов из стандартной поставки никак не были задействованы в проведенных нами операциях и их отображение на экране нам не нужно. "Финансы без проблем" предоставляют пользователю удобную возможность "фильтрации" отображаемой итоговой информации. Для того, чтобы оставить на экране только интересующие Вас счета оборотного баланса необходимо пометить их клавишей "пробел", а потом нажать клавишу F6. На экране останутся только помеченные счета. Повторное нажатие F6 "снимет" фильтр. Снятие пометки счета вызывается повторным нажатием пробела. Отфильтруйте счета 20, 46, 50, 68, 69, 70, 80. Очень удобно - вся нужная информация оказалась на одном экране.
Продолжим знакомство с разделами программы. В меню "Документы" выберем пункт "Баланс". После непродолжительного "раздумья" программа отобразит на экране информацию о сальдо счетов с учетом их статуса. Обратите внимание - это не форма N 1. Здесь представлено то, что является балансом на самом деле - сальдо счетов на начало и конец периода, разнесенные в актив или пассив в соответствии со своим статусом.
Не расстраивайтесь, если Вам что-то не нравится в этой форме. В дальнейшем мы увидим как настроить ее таким образом, чтобы она соответствовала Вашим требованиям. В особенности это касается тех, у кого числа в пассиве отображены со знаком минус - в одном из вариантов поставки программы есть легко устранимая ошибка в настройке формы. "Встроенный" баланс на самом деле не является встроенным - это обычная выходная форма, правила построения которой описаны на специальном языке генератора отчетов "Финансов без проблем" который мы освоим в последующих главах. То, что "Баланс" занимает место в главном меню, а не в составе файлов форм - исторический анахронизм унаследованный от прошлых версий программы.
Перейдем теперь к рассмотрению файлов форм. Файлы форм - это перечень отчетов, определений первичных документов и так называемых файлов-коэффициентов описанных на языке "Финансов без проблем". В дальнейшем изложении мы подробно рассмотрим как пользоваться этим языком для описания правил построения первичных документов, отчетов и расчетных алгоритмов отражающих различные учетные схемы. Сейчас же наше рассмотрение будет строго утилитарным. Мы попробуем построить какие-либо отчеты.
Если "полистать" перечень файлов форм, то можно увидеть, что они разбиты на несколько групп:
1. Отчетные формы;
2. Файлы-коэффициенты;
3. Формы первичных документов;
4. Истории;
5. Общие определения.
Сейчас нас интересуют только отчетные формы и истории. Список файлов форм представлен в виде меню. Найдем в нем строку "FORM1 * Баланс пpедпpиятия (фоpма 1)" спозиционируем на нее курсор и нажмем Enter. Очень скоро мы увидим перед собой знакомую форму N 1. Полистаем ее. Как ни странно баланс сходится. Ничего удивительного - во введенных нами операциях не было таких, которые оставили бы сальдо на счетах не входящих в те или иные строки баланса. Вспомните, что проводки введенных нами операций программа составила таким образом, чтобы счет 46 был закрыт.
Все бы хорошо, но пока непонятно:
1. откуда программа знает КАК свести баланс;
2. как сделать так, чтобы на титульном листе отображались сведения не о "Хакерс Дизайн", а о Вашем предприятии.
Все это мы узнаем в дальнейшем. А пока обратите внимание, что построенная форма для просмотра загружена в текстовый редактор. Это текстовый редактор "Финансов без проблем". Он очень прост. Мы предполагаем, что Вы когда-либо работали с программами редактирования текстов и Вам не надо объяснять основных связанных с ними понятий. Просто почитайте соответствующий текст помощи. Единственное чего там нет, но о чем Вы, наверное, уже догадались так это о том, что для быстрого перемещения по тексту можно использовать управляемый мышью лифт.
Можете выполнить другие отчетные формы или формы-истории. Мы не рекомендуем Вам пытаться выполнять файлы-коэффициенты или формы первичных документов - ничего не выйдет - здесь они правильно не отработают. Как, откуда и когда они вызываются мы рассмотрим позже.
Итак, мы, в целом, освоили "операторскую" работу с программой. Однако, прежде чем переходить к более серьезным вещам поподробнее самостоятельно разберитесь с разделом меню "Опции". Для этого просто вызовите список опций, нажмите F1 и почитайте соответствующие тексты помощи. Вы можете установить опции как угодно, однако пока я рекомендую оставить цветовую палитру неизменной - в данной книге комментарии будут относиться именно к этому цветовому оформлению. Кроме того, везде далее предполагается, что включены опции "Проводки в динамике", "Синтаксис подсвечен", "Числа с запятыми", а "Пpавила защищены", "Баланс до текущей", "Пpовеpка на каждой" и "Числа с копейками" отключены. Кроме того, если Вам уже надоели постоянно выскакивающие "баллоны" с помощью можете включить опцию "Баллоны: нет" или "Баллоны: в правилах". Если Вам, как и автору, больше нравится текстовый экран включите опцию "Как в Windows: нет, просто текст" - пиктограммы пропадут, однако в нижней строке экрана всегда будет отображаться список "горячих" клавиш. Фанатикам Windows, наоборот, рекомендуем включить опцию "Как в Windows: графика, кроме мыши" - в этом случае частое мерцание экрана, возможное при использовании программы в среде Windows при перетаскивании мыши, исчезнет. В остальном же рекомендаций нет - экспериментируйте на здоровье.
Как работают "Финансы без проблем"
Итак, мы получили первые навыки использования программы. Однако, пока мы не можем использовать ее осмысленно, поскольку не умеем выполнить привязку к специфике учетных процедур, используемых на конкретном предприятии. Маловероятно, что те настройки, которые входят в стандартную поставку удовлетворят всех без исключения пользователей. Даже если кого-то они вполне устраивают, мы все же рекомендуем освоиться с основными возможностями настройки, поскольку только при этом условии можно обеспечить должный уровень автоматизации учета. Сейчас мы сформулируем основные принципы, на которых строится работа "Финансов без проблем", а также связанные с ними понятия и термины.
"Финансы без проблем" относятся к разряду инструментальных бухгалтерских систем. Что это значит? Если Вы когда-либо работали с электронными таблицами, то знаете, что сами по себе эти программы не могут решать задач конкретной предметной области. Однако, если в клетки электронной таблицы ввести нужные значения и расчетные формулы, то можно настроить их на решение достаточно широкого перечня задач в разных сферах деятельности.
Назначение "Финансов без проблем" уже, чем электронных таблиц - это программа ориентирована на специфику конкретной предметной области - бухгалтерского учета. Однако, также как и в электронных таблицах в этой программе есть специальные средства, которые бухгалтер может использовать для решения своих задач, выполнения своих расчетов. За счет этого достигается гибкость настройки на конкретную специфику учетных операций и высокий уровень адаптируемости к бесконечным изменениям в законодательстве, к которым мы привыкли за последние годы. Это означает, что при всех изменениях плана счетов, налоговых ставок, правил расчета тех или иных показателей, форм отчетности и т.д. не нужно ждать, пока в "Хакерс Дизайн" изготовят новую версию программы, учитывающую эти изменения, а можно самостоятельно, изменив те или иные нормативные данные или расчетные формулы "заставить" программу считать как положено.
Конечно, за такую гибкость надо платить. Платить, прежде всего, временем, которое нужно потратить на освоение средств настройки программы и на саму настройку. Сразу предупреждаем - освоение всех "премудростей" "Финансов без проблем" - непростая задача. Однако, потраченное время окупится сторицей - те расчеты, на которые раньше у Вас уходили дни и недели "Финансы без проблем" будут делать за секунды и минуты.
За счет чего же достигается гибкость?
Прежде всего, за счет того, что сама по себе программа "не знает" огромного множества тех премудростей бухгалтерии, которые связаны с большинством специфических расчетов, будь то расчет зарплаты, износ основных средств, калькуляция себестоимости, расчет налоговых платежей, формирование отчетности и т.д. Фактически, "Финансы без проблем" "знают" только базисные понятия бухгалтерии существующие без изменений 500 лет - принцип двойной записи и понятие счета. Единственный расчет, которому программу не надо специально "обучать" - это расчет сальдо и оборотов счетов. Все остальные бухгалтерские понятия и расчеты должны быть "растолкованы" программе и описаны на специальном, понятном ей языке. Только после этого программа сможет их выполнить.
Суть настройки программы сводится к следующим основным действиям.
Во-первых, следует настроить план счетов: открыть нужные счета и субсчета, определить структуру размещения параметров счетов, в которых будет храниться нормативная информация, связанная с конкретными субсчетами, например, ставки налогов, данные натурального учета, вспомогательные значения, накапливающие ту или иную информацию, необходимую для последующих расчетов.
Во-вторых, необходимо определить правила, по которым программа будет выполнять разноску сумм по счетам при выполнении тех или иных учетных действий. Иными словами, определить состав проводок, выполняемых Вами при отражении хозяйственных операций.
В-третьих, требуется задать правила вычисления сумм, каждой из проводок, входящих в составленные операции, будь то выделение НДС и спецналога из общей суммы операции, проценты начисления налогов на заработную плату, формулы закрытия операционных счетов, калькуляции себестоимости, расчета прибыли и т.д.
В-четвертых, необходимо определить состав, реквизитную структуру и правила расчета показателей форм отчетности и других необходимых Вам выходных форм.
После того, как "правила игры" заданы останется только регистрировать операции по тем принципам, которые мы уже разбирали. "Финансы без проблем", руководствуясь этими правилами и данными зарегистрированных операций, будут автоматически составлять проводки, там где надо вычислять их суммы и сводить результаты в оборотный баланс и отчетные формы.
От того, насколько качественно составлены правила зависит степень автоматизации решения Ваших повседневных учетных задач и степень облегчения Вашего каждодневного труда. Иными словами, чем больше усилий Вы приложите в момент начала использования программы, чем больше своих знаний сможете переложить на язык, понятный программе, тем больше будет отдача и тем проще станет Ваша жизнь в дальнейшем. Конечно, это не следует понимать в том смысле, что после первоначальной настройки ничего нельзя будет поправить. Со временем Вы сможете осваивать все новые и новые возможности программы. На первом этапе - самые простые, дальше все более и более сложные.
Итак, как же работают "Финансы без проблем"?
До сих пор мы говорили о том, что на основе составленных пользователем правил программа автоматически строит проводки. На самом же деле, она их не строит, не заносит в базу данных, а только "подразумевает" при вычислении сальдо и оборотов счетов и формировании отчетов. Таким образом, реально хранятся только данные о введенных операциях и их определения. Это является главным, принципиальным отличием программы от конкурирующих разработок.
Таким образом, "Финансы без проблем" ориентируются не на отдельно взятую проводку, а на бухгалтерскую операцию. Всем, кто когда-либо вел бухгалтерский учет является очевидным, что практически любой хозяйственный акт вызывает изменения не на паре, а сразу на нескольких счетах. Когда учат бухгалтерскому учету рисуют схемы различных операций, а потом показывают как их описать на универсальном бухгалтерском языке проводок. Программа построена на том же принципе. Здесь базисным понятием является не проводка, а бухгалтерская операция, включающая в общем случае несколько проводок.
Так, например, приход от реализации состоит не только в поступлении денег в кассу (на расчетный счет), но и связан с начислением налогов на добавленную стоимость, спецналога, налога на пользователей автодорог. Начисление зарплаты вызывает еще большее число проводок из-за начисления подоходного налога, взносов в пенсионный фонд, фонд занятости, на социальное и медицинское страхование и т.д. Также из нескольких проводок состоят и специфические операции конца отчетного периода, связанные с калькуляцией себестоимости, оценкой запасов, "закрытием" операционных счетов, распределением прибыли, реформацией баланса. При этом известны как схемы отражения движения денег по счетам, так и правила формирования сумм проводок операций.
Решение этих проблем при традиционных подходах к автоматизации бухгалтерского учета практически невозможно, поскольку такого рода системы строятся на принципе строгого разделения процедур ввода и формирования выходных форм итоговой информации. Здесь вводим проводки, а здесь печатаем главную книгу, оборотный баланс и т.д. Масса работ связанных со вспомогательными вычислениями остается заботой бухгалтера.
Исходя из этого появляется желание каким-то образом автоматизировать работы по контировке первичных документов и формированию проводок. Понятно, что нельзя "намертво" "зашить" в программу такие алгоритмы, поскольку постоянно меняются и нормативы и правила расчета. Кроме того, при едином плане счетов каждое предприятие может вести свою уникальную систему субсчетов. Таким образом, необходимо отделить правила построения операций от программы таким образом, чтобы пользователь мог самостоятельно настроить эти правила, а программа их правильно проинтерпретировать.
Реализуя идею построения системы, основанной на понятии "хозяйственная операция" разработчики "Хакерс Дизайн" нашли чрезвычайно привлекательное интерфейсное решение. После записи определения операций в специальной базе знаний, называемой "деревом операций", их ввод в базу данных минимизирует общение пользователя с клавиатурой. Как мы уже видели ранее, ввод операции осуществляется выбором нужных пунктов из последовательно предлагаемых меню. Единственное что нужно ввести - это число текущего месяца и сумму операции, а дальше автоматическую генерацию необходимых проводок и расчет их сумм сделает программа. При этом из выбираемых пунктов меню как бы конструируется фраза, отражающая суть выполняемых действий. После ввода сведений о совершенной операции всегда можно просмотреть проводки, которые построила программа.
