Статья: Методология построения систем композитного документооборота

Статья: Методология построения систем композитного документооборота

Методология построения композитных систем документооборота.

1. Введение

На сегодняшний день компьютерные технологии столь глубоко интегрированы в производственные процессы, что чисто бумажные технологии практически перестали существовать. Сегодня во всех процессах документооборота на той или иной стадии используется компьютер. Как результат, влияние информационных технологий, которое изначально было крайне мало, возрастает и уже начинает претендовать на определяющее. Под влиянием первоначально вторичных информационных технологий документооборот непрерывно изменяется, своей новой сущностью заполняет новые ниши, возникающие в человеческой деятельности.

Таким образом, современные решения документооборота надо рассматривать на пересечении электронных и бумажных технологий. Композитная сущность этого представления предопределяет противоречивый характер, две исходные составляющие влияют друг на друга в поиске эффективного решения [1]. Удельное влияние составляющих частей коррелируется уровнем развития технологии и устойчивостью традиций предмета документооборота.  Системы документооборота могут успешно функционировать при условии, что будут преодолены противоречия между представлениями о системе заказчика и разработчика, а также будет найден баланс применения бумажных и электронных документов. Помимо этого, наиболее естественным является эволюционный путь создания. Именно данное обстоятельство определяет композитный подход к реализации систем документооборота, где сосуществуют как чисто электронные, так и чисто бумажные документы, а также множество композитных гибридов. Такой подход полностью соответствует принципу смешанного экстремума [1], обеспечивающему, с одной стороны, гармонизацию системы, а, с другой стороны, являющемуся одним из механизмов, определяющих обратную связь эволюционного развития системы.

Понятие «электронный документооборот» (ЭД) является широко используемым и нечетко понимаемым. Большинство специалистов по информационным технологиям считает его определенным и устоявшимся. Тем не менее определения, которые использовались при зарождении понятия ЭД,равно как и современные определения, являются очень общими и детерминированы лишь для высокого уровня абстракций. Например, под определение «документ інформація в якому зафіксована у вигляді електроних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа» [2] могут быть подведены любые, даже самые догматично бумажные документы.

Расплывчатость формулировок есть лишь частью целого комплекса проблем индустрии по созданию систем, которые принято называть системами документооборота. Причем интересен тот факт, что принадлежность к этим системам определяется скорее названием, данным автором, чем фактом удовлетворения необходимого списка функциональных потребностей.

2. Постановка проблемы

Жизнь не стоит на месте. Современное общество постоянно изменяется, ставит перед собой и решает новые, все более сложные задачи. Прогресс в технологиях информационного взаимодействия идет темпами, оцениваемыми близко к экспоненциальным [3], что приводит к информационному взрыву.

Процесс становления систем электронного документооборота (СЭД) в современном обществе не только начался и установился, а идет постоянно нарастающим потоком. На базе промышленных, полупромышленных и просто «доморощенных» разработок выпускается много систем, которые обеспечивают движение огромного количества документов. Эти документы накапливаются неструктурированной кучей [5], что предопределяет серьезные проблемы на будущее. На данный момент специалистами так и не достигнуто однозначного соглашениея, что делать со старыми бумажными документами, каким образом организовать использование старых данных, чтобы не утратить специфических свойств оригинальных документов.

Сегодня, в основном, пользователи и создатели СЭД действуют интуитивно, создавая системы различной степени эффективности и устойчивости, не предусматривающие приемственности. В результате старые постсоветские каноны находятся под сильным влиянием прозападных традиций, что порождает на свет гибриды, отталкивающие потенциальных пользователей этих систем и устрашающие их создателей.

Целью данной статьи является создание единой методологии реализации систем документооборота, использование которой позволило бы унифицировать процесс разработки и увеличить эффективность создаваемых СЭД. Приведенная методология является лишь рамочным описанием теориетической и практической работы, основывается на апробированых подходах и может быть использована при проэктировании, создании и эксплуатации современных СЭД.

3. Методология

Основу предлагаемой методологии составляют: принципы автоматизации систем организационного управления [4], принципы обьектно- ориентированного проектирования [5] и принципы управления проектами [6].

В современном понимании под автоматизацией подразумевается не столько замена людей автоматами, выполняющими их функции, а, в основном, усиление возможностей людей возможностями автоматов. Такая трактовка очень важна, так как одной из основных проблем успешного внедрения новых информационных систем является сопротивление персонала. Люди боятся, того что они станут ненужными или что им прийдется работать более интенсивно. Поскольку подобные соображения обычно не высказывают открыто, то сопротивление выражается в скрытых формах. Принятие же трактовки усиления [7] позволяет утверждать, что внедрение системы будет означать не сокращение потребности в персонале, а возможность выполнения людьми работы на другом качественном уровне.

Одна из основых идей сформулирована в принципе автоматизации документооборота [4]. Суть этого принципа в том, что СЭД должна проектироваться не только как носитель, а  как активный элемент процессов. В обьектно- ориентированной парадигме это принято называть инкапсуляцией [5]. Не будут успешными реализации, основанные на корректных технических решениях, но не учитывающие сущестовующей практики использования автоматизируемого обьекта.

СЭД должна являться не просто посредником, собирающим и обрабатывающим документы, а быть определяющим элементом, без которого использование документооборота не будет возможным. Иными словами, ряд функций должен быть реализован таким образом, что не будет существовать их реализации вне электронной системы.

Этот принцип важен, так как следование ему делает СЭД неотьемлимой составной частью работы организации, что предопределяет привыкание персонала к системе. В любой сложной системе, какой является и СЭД, персонал есть самым слабым, труднопредсказыемым и плохоуправляемым звеном. Поэтому важно закладывать такие решения, которые дадут дополнительные рычаги мотивации  персонала к работе с системой.

Создание СЭД, как любой процесс созидания, имеет творческое начало. Одна и таже система может быть представлена множеством реализаций, даже если ее проектирует один и тот же человек. В то же время, современные техноологии программирования требуют строгой формализации для реализации поставленных задач в заданные сроки и с заданным показателем качества.  Аппробированные методы достижения посталвенных целей требуют четкого предварительного декларирования задач, допускающего последующую достаточно точную декомпозицию и детализацию.

Для построения современных СЭД необходимо достижение баланса между неконтролируемой спонтанностью творческого начала и формализованной четкостью производственного процесса. При этом нельзя ограничивать креативность,  которая позволяет интуитивно находить решения, близкие к оптимальным. В то же время надо обеспечивать устойчивую контролируемость и управляемость процессов разработки. Для решения этой противоречивой задачи принято отдельно выделять ее решения на уровне макро- и микропроцессов.

Макропроцессы определяют общие направления развития организации, выходя за пределы СЭД и сферы ее влияния. Будучи достаточно общими они слабо подвержены формализации, что придает им неопределенный декларативный характер. Микропроцессы формализуемы, контролируемы и исполняемы.

Это соответствует принципу единства дальних и ближних целей В.М. Глушкова. Данный принцип определяет совместное рассмотрение задач стратегии и тактики с целью получения максимальных успехов в настоящее время с учетом перспектив развития. Дальние и ближние цели отличаются не только временем до их реализации, но и принципом постановки. Ближняя цель должна быть видима и достижима. Ее триггер должен быть достаточно ясным, чтобы констатация достижения была бесспорной, а дальняя цель - достаточно удаленной и указывать скорее направление, чем конкретный путь реализации задач.

С одной стороны, ближние цели являеются результатом декомпозиции дальних и являются составными частями будущего результата. В то же время, полная совокупность ближних целей не определяет полностью дальних. Надо сказать, что проблема неполноты составных частей по отношению к общему не является только частной проблемой СЭД, а есть общей методолгической проблемой.

Эта ситуация отвечает принципу комплексности задач В.М. Глушкова. Суть его состоит в том, что большинство задач являются комплексными и, поэтому, не могут быть сведены к простой арифметической сумме мелких задач. Поэтому и решать совокупность декомпозированных задач следует имея ввиду первоначальное целое. Иными словами, между задачами должно происходить постоянное взаимодействие, что превращает их в комплекс,то есть в систему. Помимо этого, на передний план выдвигаются проблемы системного подхода и анализа.

3.1. Макропроцесс

СЭД, как и любая сложная программная система, во многом обладает свойством живых организмов эволюционировать. Практика разработки и внедрения программных систем выявила феномен непредусмотренного их использования. Пользователи, как правило, используют систему не совсем так, как первоначально планировалось разработчики.

Казалось бы, проблема этого эффекта состоит в некорректной постановке задачи на стадиях анализа и проектирования. Разработчики, как правило перекладывают вину на пользователей, считая, что они непониманиют основ построения сложных систем. Пользователи, в свою очередь, обвиняют в этом разработчиков, утверждая, что они взялись за постановку задачи без достаточной экспертизы и знаний в данной предметной области.

Таким образом, можно утверждать, что в результате внедрения и эксплуатации система приспосабливается к пользователям, так же, как и пользователи приспосабливаются к системе. Невозможно сделать систему, которая была бы сразу полностью адаптирована к требованиям пользователей.

В этой связи можно привести следующий житейский пример: нельзя сделать сразу разношенную обувь. Даже если сделать обувь индивидуально и из самых мягких материалов, тем не менее какое то, пусть и короткое время, обувь при ходьбе будет вызывать некоторый дискомфорт. Она будет разнашиваться до тех пор, пока нога к ней не привыкнет, а обувь, в свою очередь, примет удобную для ноги форму.

Пример с изготовлением индивидульной обуви хорош, однако надо учитывать тот факт, что современному индустриальному обществу характерны масштабные промышленные решения. Большинство обуви делается на конвейере по стандартным размерам и стандартным моделям. Этот подход позволяет уменьшить потребительскую цену, но делает обувь мене присобленной к каждому конкретному потребителю, укладывая наши ноги в прокрустово ложе стандартных размеров.

Опыт современных СЭД показывает, что системы предпочтительно строить базируясь на промышленных решениях. Причин этому много, но основная состоит в том, что для того, чтобы решения стали более или менее пригодными, им надо пройти долгое тестирование многими миллионами пользователей. Этому требованию могут удовлетворять только те системы, которые всемирно распостранены и имеют массовое использование.

Пострение СЭД на  основе промышленных решений предопределяет использование разработчиком ограниченного набора функциональных возможностей. Полученные путем компоновки решения не удовлетворяют потребностям конкретного пользователя, а являются лишь апроксимацией к ним. Система модернизируется неоднократно, каждый раз приближаясь к индивидуальным требованиям. Для этого она должна быть достаточно открыта к последующей модернизации. Через несколько итераций адаптации к требованиям пользователя наступает не только привыкание персонала к системе, но и более полное удовлетворение конкретных функциоанльных потребностей. Это состояние характеризуется тем, что разработчики считают, что удовлетворили все запросы пользователей, а пользователи думают, что, наконец-то, разработчики сделали то, о чем их изначально просили.

Описанная выше адаптация является не только результатом переработки системы, но и  результатом изменения обьекта автоматизации и декларируемых им задач. В.М. Глушков называет это принципом новых задач. Создание информационных систем является инновационным процессом, внедрением новых технологий. Именно использование новых технологий во многом предопределяет возникновение новых задач, которых не существовало при использовании старых технологий. Системы должны проектироваться с учетом возникновения новых задач, которые возникают исходя как из сущности новых технологий, так и расширения выполняемых функций.

Макропроцесс, в основном, обьединяет процессы в рекурсивном цикле и реализует общий эволюционный цикл доводки системы. Критерии выхода из этой рекурсии индивидуальны для каждого проекта и в основном определяются условиями договора между заказчиком и исполнителем.

3.2. Микропроцесс

Описание микропроцесса опирается на понятие жизненный цикл” СЭД, которое служит для определения начала разработки и конца внедрения СЭД.  Наиболее удобным способом представления процессов реализации СЭД есть представление совокупности процессов в виде проекта, как это определяется в стандарте PMBOK [6].

Жизненный цикл СЭД разделяют на следующие стадии: анализ, проектирование, реализация, внедрение и эволюция. В каждую из стадий входит значительное число процессов, которые обьединяются по принципу общности отношений в СЭД. При этом под процессом понимается набор действий, приносящих результат.

Каждый из процессов может как одноразовым, так и многоразовым за время реализации жизненного цикла СЭД. Это свойство определяется рекурсивной природой создания сложных систем. При этом основные процессы отличаются от дополнительных тем, что они происходят как минимум бы один раз за время жизненного цикла.

Процессы взимодействуют между собой как логичически, так и информационно. Логическое взаимодействие определяет последовательность происходящих событий, формирует устойчивую сеть взаимосвязей. Информационное взаимодействие определяет информацию, циркулирующую в  системе. Можно также говорить, что процессы связаны информацией, которую они производят, так как результат или выход одного является входом для другого.

Процессы являются не детерменированными последовательными событиями, а чаще параллельными с пересекающимися активностями переменной интенсивности. Начало процессов обуславливается срабатыванием соответствующих триггеров других процессов, находящихся в логической взаимосвязи с ними. Длительность процессов может быть достаточно длительной, что приводит к их прекращению вне зависимости от достижения цели, а по факту завершения проекта.

3.2.1 Анализ

Основная задача анализа – установить основные функцмиональные требования к создаваемой системе, которые можно выявить на первичном этапе. В последствии, на основании выявленных требований будут строится первичные сценарии поведения, то есть воспроизводится предполагаемая реакция системы на внешние раздражители.

Функциональные требования к системе вырабатывются путем совместного рассмотрения требований ключевых участников проекта (stakeholders).

Как показала практика, успешность большого проекта в основном определяется мнением об этом факте достаточно узкого круга лиц. Можно определить, что ключевые участники – это лица или организации активно вовлеченные в проект, чьи интересы могут критично повлиять на успешность проекта. Они также могут быть не активно вовлеченными, но осуществлять надзор и оказывать критичное влияние. Работу по выявлению ключевых участников важно начинать как можно раньше. Многие из участников долгое время оставаются в тени, появляясь лишь тогда, когда по их мнению дела идут не в том направлении, как они себе представляли.

Требования, формируемые путем опроса ключевых участников обычно являются противоречивыми. Конфликт интересов есть естественным состоянием любой организации при появлении нового элемента управления [7].  Наибольшую опасность представляют те ключевые участники, влияние которых недостаточно для принятия их мнения во внимание, но достаточно для торможения, а то и блокирования проекта. Нахождение копромиссного решения и определение балансов влияний есть слабоформализуемое и очень критичное звено проекта по созданию СЭД.

Страницы: 1, 2