Дипломная работа: Організація діловодства в музеї
· образотворч пам’ятки – твори образотворчого мистецтва (живопис, графіка, скульптура) декоративно-прикладного мистецтва (вишивка, набійка, мереживо, ткацтво, килимарство, різьблення, розпис, карбування, кераміка, скло, порцеляна та ін.) пам'ятки монументального мистецтва, їх складові частини і фрагменти (мозаїка, фреска, частини скульптурного декору), які мають документальне, меморіальне або художнє значення
· писемн пам’ятки – рукописні і друковані документи: рукописи, рукописні книги, стародруки, рідкісні видання усіх видів друку (періодичні видання та ілюстрац до них, відозви, листівки тощо), автографи, щоденники, листування, мемуари картографічні матеріали: карти, атласи, глобуси, плани, креслення, пов'язані з сторичними подіями
· фотопам’ятки дагеротипи, негативи з натури на склі, плівці та інших матеріалах позитиви на папері, кераміці, металі та інших матеріалах діапозитиви на склі та плівці
· фонопам’ятки речові і музичні (воскові валики для фонографа, платівки для грамофонів, патефонів, електрофонів (моно, стерео або квадро, магнітні стрічки та диски)
· кінопам’ятки та відеопам’ятки – кінофільми, документальні і художні (негативи і позитиви на роликових плівках, відеомагнітні стрічки).
У музеях театрального, музичного та кіномистецтва та їх відділах – музейні предмети, які документують розвиток театрального та кіномистецтва, музичної культури. У їх числі:
- речові пам’ятки – меморіальні предмети, особисті речі, як належали видатним діячам музичного, театрального та кіномистецтва, а також предмети побуту, які характеризують епоху музичні інструменти, театральн костюми
-образотворчі пам’ятки – твори образотворчого мистецтва, як характеризують діяльність творчих колективів, особистість діячів театру, кіно, музики, епоху, у яку вони жили ескізи і макети декорацій, ескізи театральних костюмів ілюстрації до літературних творів
- писемні пам’ятки – документи, які характеризують діяльність творчих колективів, життя і діяльність акторів театру і кіно, режисерів, композиторів, лібретистів, музикантів, театральних художників, театрознавців, музикознавців, кінознавців та їх оточення
- фотопам’ятки – дагеротипи, негативи з натури на склі, плівці та інших матеріалах позитиви на папері, кераміці, металі та інших матеріалах діапозитиви на склі та плівці
- кінопам’ятки та відеопам’ятки – кінофільми, документальн художні (негативи і позитиви на роликових плівках, відеомагнітні стрічки).
У літературних музеях – музейні предмети, які характеризують розвиток літератури. У їх числі:
- речові пам’ятки – меморіальні предмети, що належали видатним літературним діячам або їх оточенню предмети побуту, що характеризують епоху, у якій жив і творив літературний діяч
- образотворчі пам’ятки – твори образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва, що є ілюстраціями літературних творів або за допомогою яких мистецькими засобами відтворюється образ автора, його епохи та оточення
- писемні пам’ятки - твори художньої і документально літератури, драматургії, публіцистики (рукописи, друковані видання з правками або автографами, рідкісні видання – стародруки, перші видання відомих авторів, твори відомих авторів) документи, що характеризують діяльність літературного діяча, формування його особистості і дають змогу відтворити його оточення та епоху
- фотопам’ятки – негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють особистість літератора, його оточення та епоху, в якій він жив творив
- фонопам’ятки – речові і музичні, що належали літераторов характеризують його уподобання
- кінопам’ятки та відеопам’ятки – документальні і художн стрічки, на яких зафіксовано літературних діячів, їх оточення, епоху, а також ті, у яких використано сюжети літературних творів.
У меморіальних музеях – меморіальні предмети, які належали видатній особі, її оточенню, а також ті, що відтворюють епоху, у якій жила творила ця особа. У їх числі:
- речові пам’ятки – власні предмети видатної особи або найближчого оточення, чи ті, що належать до визначної події пам'ятки, що не меморіальними, але відтворюють історичну обстановку, у яких жила і діяла видатна особа, або відбувалась визначна подія, а також результати діяльност видатної особи, долю її творчих здобутків у наступні епохи
- образотворчі пам’ятки – твори образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва, які відтворюють образ видатної особи, родини, найближчого оточення або відображають визначну подію
- писемні пам’ятки – рукописи, автографи, відозви, щоденники, листування, книги всіх видів друку та інші рукописні і друковані пам'ятки, як мають безпосереднє відношення до видатної особи або її оточення пам'ятки літератури (документальної, художньої), що присвячені видатній особі або визначній події
- фотопам’ятки – негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють життя і творчість видатної особи, фіксують її оточення та побут
- фонопам’ятки – речові і музичні, які належать видатній особі або є результатом її діяльності, а також ті, що присвячені визначній події
- кінопам’ятки та відеопам’ятки – документальні і художні, які створені видатною особою, або присвячені їй, а також ті, що відтворюють визначну подію.
У технічних музеях – музейні предмети, що відображають сторію розвитку техніки. У їх числі:
речові пам’ятки – машини, механізми, прилади тощо
образотворчі пам’ятки – твори образотворчого мистецтва, як відтворюють життя і діяльність учених, винахідників, окремі технічні процеси та н.
писемні пам’ятки – технічна документація, документи, пов'язані з життям і діяльністю вчених, винахідників та ін.
фотопам’ятки – негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють історію розвитку техніки
фонопам’ятки – речові і музичні, які пов'язані з життям діяльністю видатних вчених етапами розвитку техніки
кінопам’ятки та відеопам'ятки – документальні і художні, що пов’язані з життям і творчістю видатних вчених, історією видатних технічних винаходів.
У художніх музеях та картинних галереях – твори усіх видів образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва. У їх числі:
живопис: монументальний (мозаїка, фреска, настінний розпис у спосіб різних технік) станковий (іконопис, світський живопис) графіка (малюнок, гравюра, плакат) скульптура (кругла і плоска) художнє килимарство художн ткацтво художня вишивка художня набійка художнє скло художній метал художня кераміка художня порцеляна художній фаянс художнє різьблення декоративний розпис та ін.
Архівні документи, що зберігаються в фондах музеїв і мають сторичну та культурну цінність, визнану в установленому законом порядку, надбанням української нації, входять до складу Національного архівного фонду.
2.3. Науково- допоміжний фонд
Науково-допоміжний фонд – частина музейного зібрання, що складається з різноманітних матеріалів, які не мають властивостей музейних предметів, але допомагають їх вивченню та експонуванню.
До науково-допоміжного фонду належать:
різного роду відтворення (діорами, копії, макети, моделі, муляжі, репродукції, наукові реконструкції, схеми, таблиці, плани, графіки та н.), розроблені або придбані в процесі комплектування, вивчення та експонування музейних предметів і музейних колекцій фотокопії і фотограф масового виготовлення дублетні примірники друкованих матеріалів масового випуску (плакати, афіші, листівки та ін.) при наявності цих матеріалів у п'яти примірниках в основному музейному фонді матеріали сувенірного характеру, які не мають художньої, історичної або значної матеріальної цінності зразки сільськогосподарських культур та інших натуральних продуктів, що швидко псуються і потребують частої заміни натуральні матеріали – об'єкти природи, як не мають музейного значення, але використовуються для наочного показу деяких особливостей природи та її явищ (наприклад, різноманітна овочева і фруктова консервація, їжа космонавтів, продукти переробки нафти та ін.).
В окремих випадках науково-допоміжні матеріали можуть бути переведені до основного фонду (наприклад, точні копії втрачених унікальних предметів).
2.4. Фонд сировинних матеріалів
До фонду сировинних природничо-наукових матеріалів належать:
об'єкти неорганічної та органічної природи, що є наслідком лабораторних досліджень і препарування (шкурки тварин, вологі експедиційн матеріали, зразки сільськогосподарських культур нетривалого зберігання тощо), матеріали, підготовлені для тривалого зберігання та ін.
Сировинні природничо-наукові матеріали (в залежності від наслідків подальшої обробки) реєструють у основному або науково-допоміжному фонді.
Належність предметів до певного фонду підтверджується рішенням фондової закупівельної комісії музею і оформлюється протоколом, який затверджується керівником та скріплюється печаткою музею.
З основного фонду може бути виділений обмінний фонд, який складається із музейних предметів, що не відповідають профілю музею, а також із зайвих дублетних екземплярів (понад п’ять). Музейні предмети з обмінного фонду можуть передаватися на постійне зберіганням іншим музеям в порядку обміну з дозволу (наказу) Мінкультури або для тимчасового користування. Музейні предмети з обмінного фонду при надходженні до музею реєструються як предмети основного фонду, а їх належність до обмінного фонду фіксується в картотеці чи в граф Примітка” книги обліку. Обмінний фонд як самостійна облікова структура не снує.
З науково-допоміжного фонду також може виділятися обмінний фонд, який фіксується у книзі обліку.
РОЗДІЛ 3. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В МУЗЕЇ
3.1. Облік музейних фондів
Облік музейних предметів і колекцій забезпечує систему збирання даних і реєстрації необхідної інформації (відомостей) про пам’ятки, які є національно-культурним надбанням. Музейні предмети і колекції підлягають музейному обліку, який забезпечує охорону та створює необхідні умови для їх вивчення і використання. Державний музейний облік здійснюється шляхом включення кожного музейного предмета і колекції до державної частини Музейного фонду України.
Усі пам’ятки історії та культури (речові, об’єкти природи, твори всіх видів образотворчого і декоративно-прикладного мистецтва, пам’ятки писемності, фото-, фоно-, кіно-, відеопам’ятки), що зберігаються в музеях заповідниках, бухгалтерському обліку не підлягають, їх відображення на баланс юридичної особи, в користуванні якої вони знаходяться забороняється.
Музейний облік музейних предметів і колекцій передбачає дв стадії:
первинна реєстрація – облік предметів, які надійшли до музею. Фіксуються основні відмінні ознаки предметів в актах приймання, книзі обліку надходжень (основного фонду) або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів на підстав результатів їх попереднього вивчення (первинної атрибуції)
наукова інвентаризація – облік основного фонду. Фіксуються результати розгорнутої атрибуції музейних предметів в інвентарних та спеціальних інвентарних книгах з метою юридичного закріплення предметів за певною музейною колекцією та охорони наукових даних про предмети.
Основними документами обліку музейних предметів і колекцій акти приймання і акти видавання, книги надходжень (КН), інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги. Науковий інвентар є найбільш повним за обсягом документом, що характеризує музейний предмет і фіксує наслідки його наукового вивчення. Категорично забороняється зберігання і використання в музеях предметів і колекцій, не оформлених юридичними документами.
Книги надходжень(КН), інвентарні та книги спецобліку до заповнення мають бути пронумеровані, прошнуровані, опечатані печатками музею та центрального органу виконавчої влади для музеїв державного підпорядкування (місцевого органу виконавчої влади для музеїв комунальної власності), завірен підписами головного зберігача, завідувача відділу або матеріально відповідально особи.
Фондово-облікова документація друкується за встановленими формами (див. додатки) і заповнюється від руки чорною чи синьою пастою, чорнилом або тушшю.
Акти, книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарн книги музею заповнюються розбірливо, чітко, без помилок, підчисток необумовлених виправлень. Виправлення записів у фондово-обліковій документац допускаються лише на підставі рішення фондово-закупівельної комісії, про що фіксується у протоколі. Виправлення у фондово-обліковій документації робляться червоними чорнилом, тушшю або пастою, помилкові записи закреслюються однією лінією. Нові записи вписуються чітко. Правильний запис вписується над закресленим текстом, затверджується підписом головного зберігача фондів або матеріально відповідальної особи і скріплюється печаткою музею.
Усі суттєві виправлення атрибуції (стан збереженості, розміри, матеріал та ін.), що вносяться до книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг, завіряються особою, яка відповідає за облік на підставі спеціального акта (додаток 14), який підписується керівником або його заступником з наукової роботи, головним зберігачем фондів і реєструється у спеціальній книзі (додаток 19).
Оформлення облікової документації за допомогою автоматизованих інформаційних систем передбачає обов’язкову наявність рукописного примірника книги надходжень. Інвентарні книги і спеціальн нвентарні книги можуть заповнюватися у спосіб комп’ютерного набору за наявності рукописного примірника книги надходжень і паспорта музейного предмета (як зразок для ідентифікації і захисту інформації про предмет, виконаного у електронний спосіб). В роздрукованому вигляді ця інформація має бути в форм тому інвентарної книги чи спеціальної інвентарної книги, ступінь захисту яко визначається цією інструкцією.
Музеї обліковують і зберігають документи, які належать Національному архівному фонду України, та використовують їх згідно із Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”.
Музеї щорічно подають до державних архівних установ відомост про склад і обсяг документів Національного архівного фонду України за формами, встановленими Держкомархівом України (відомості про зміни у складі та обсяз фондів, картка музею, архівний опис).
Відомості про об’єм, склад, зміст і стан документів Національного архівного фонду України вводяться в облікові книги та картотеки основного фонду музею.
3.2. Порядок приймання музейних предметів (на постійне зберігання)
Усі предмети, що надійшли до музею, підлягають обов’язковому документальному обліку. Оформлення приймання і видача предметів здійснюється при їх надходженні або видаванні за відповідними актами. Акт про приймання акт про видачу є первинними юридичними документами обліку музейних фондів. Зберігання в музеях предметів і колекцій, не оформлених актами приймання, категорично забороняється.
Акти про приймання або акти про видачу предметів заповнюються за допомогою друкарської машинки, комп’ютера, або від руки чорним чи синім чорнилом (пастою).
Акти про приймання складаються за встановленою формою (див. додатки). Якщо на предметі є старі облікові позначення (з виставок, з іншого музею), вони проставляються у графі “Примітка”. Нові облікові позначення, що присвоєні предмету за книгою надходжень, проставляються у відповідній графі. У разі закупівлі або попередньої експертної оцінки в акті про приймання зазначається вартість предмета. Акти підписуються особами, що здають приймають предмет. Акти затверджують керівник музею або особа, яка його заміщує, скріплюються печаткою музею та видаються особам, які його підписали.
Акти про приймання складаються у декількох примірниках (не менше трьох). Перший примірник залишається у головного зберігача фондів або у відділі /секторі/ обліку другий – передається у відділ, до якого предмет переданий на зберігання або з якого виданий (якщо зберігання відбувається за відділами) третій – особі, яка здала або прийняла предмет. Якщо головний зберігач фондів є матеріально відповідальною особою, перший примірник акта зберігається у керівника. До акта додається історична довідка (легенда) про сторію предмета, його походження, час і місце побутування, перебування на виставках та ін.
Якщо предмет потребує особливої атрибуції, до акта додаються висновки експертів, завірені і скріплені печаткою відповідної установи, що проводила його експертизу. У разі надходження до музею матеріалів з археологічних, геологічних та інших експедицій акти про приймання складаються на підставі польових або колекційних описів, або списків предметів, завірених начальником експедиції.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27
