Реферат: ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

1.    Аналогия – уподобление неизвестного известному, имевшему место в подоб­ной ситуации. Она опирается на прошлый опыт и дает возможность сравнительно объективно судить о незнакомых событиях, не имея достаточной информа­ции. Применяется как прикидка на этапе составления рабочей гипотезы или как яркий пример, рассчитанный на ассоциативное восприятие. Для доказа­тельства используется в сочетании с более точными способами.

2.    Дедукция – движение от общего к частному. Здесь фактура (частное) подво­дится под общепринятые (научные) положения, то есть роль логических осно­ваний, на которые опираются оценки, обобщения и выводы, выполняют за­коны науки (эмпирические обобщения или аксиоматические положе­ния). Дедукция обычно используется при научных исследованиях.

3.    Индукция – движение от частного к общему, то есть вывод делается на основе анализа и обобщения фактуры. Это - основной метод экспертизы событий, яв­лений и ситуаций в  экономике и технике. Индукция бывает двух видов: полная и неполная.

     Полная индукция - это частный случай индуктивного метода, когда налицо усло­вия для обобщения всех возможных случаев определенного рода, обеспечивающие достижение абсолютного результата – нового всеобщего закона, где гарантия убе­дительности достигается всеобщностью анализа. В своем апогее она смыкается с дедукцией, как метод научного синтеза.  Для обычной экспертизы значения не имеет.

     Неполная индукция - это обобщение на основе анализа отдельных случаев, при­знаки которых принимаются за типичные для объектов данного рода. Она, разумеется, не дает безусловного  вывода, но обеспечивает достаточную вероятность, условием состоя­тельности которой является отсутствие противоречащих случаев в анализе. Здесь доказательное значение метода определяется не количеством, а качеством отобран­ной фактуры. Она также бывает двух видов:  популярная (обывательская) индукция и индукция через отбор.

     Обывательское обобщение - это простая констатация факта, не задаваясь вопро­сами: где?, когда?, почему? и в каких условиях?  возник анализируемый факт. Такое обобщение не имеет доказательной силы и зачастую составляет почву для суеверий и голословных ут­верждений.

     На деле внешне схожие факты могут быть вызваны совершенно раз­личными причинами, поэтому обобщению обязательно должен предшествовать скрупулезный анализ действительной природы фактов, взаимо­связей и реальных причин возникновения. Таким рациональным обобщением является индукция через отбор, где фактура исследуется в различных условиях в зависимости от влияющих на нее обстоя­тельств. В случае устойчивого повторения одних и тех же свойств у однородных объектов делается достаточно обоснованное допущение, что случайное совпадение исключено и найденное свойство типично. Главное достоинство индуктивного метода – наглядный показ на конкретных примерах, несущих двойную нагрузку. С одной стороны, они иллю­стрируют идею, давая запоминающиеся сопоставления, с другой - обеспечивают до­казательность доводов на типичных представителях множества фактов. Пример - это сильный по доходчивости прием доказательства, так как конкретное и образное действует гораздо убедительнее, чем общие абстрактные (теоретические) рассуждения.

     Оформление.

     Процесс выработки решения на любом уровне управления требует высококвали­фицированного управленческого труда – умения сосредоточить внимание на глав­ном, не упуская из вида важных мелочей, в условиях частого переключения с од­ного вида деятельности на другой (служебные и телефонные разговоры, отдача распоряжений, записи для памяти и т.п.). Эти эмоциогенные помехи создают атмо­сферу рваного ритма и вынуждают руководителя к скорочтению и торопливому восприятию содержания деловой информации. 

     Процесс скорочтения состоит из быстрого выделения в отрезке текста ключевого слова, выявления для него смыслового ряда и определения на этой основе смысло­вого значения текста в целом. Бегло просматривая документ, руководитель должен выбрать из него все основные смысловые моменты, оценить их значение, сделать соответствующие выводы и выработать алгоритм собственного поведения в процессе принятия и реализации решения. Прямая зависимость принятия свое­временного и качественного решения от четкости и удобочитаемости  деловой ин­формации очевидна, и специалист обязан так сформировать текст, чтобы читатель мог без труда следовать за мыслью автора.

     Сложность изложения мыслей на бумаге  состоит в том, что слово (ключевая еди­ница языка) само по себе ничего не выражает для человеческого сознания, кото­рому свойственно образное мышление. Эта языковая абстракция приобретает предметный смысл только в составе предложения – средстве выражения мысли, где в зависимости от контекста оно ассоциируется с конкретным понятием. При этом одно и то же слово в разных контекстах может иметь различное значение.

       Задача су­щественно облегчается познанием особенностей литературной письменной речи. Литературный язык подчинен исторически сложившимся нормам, где лексика определяет выбор слов, а стилистика – состав предложений. Лексическая норма – наиболее уместные для специфики принятого стиля изложения слова и обороты, а стилистическая – мобилизация сознания и чувств на главном в предложении. Спе­цифика письменной литературной речи – функциональный стиль языка. Различают четыре литературных стиля: деловой и научный, апеллирующие к сознанию соот­ветственно подготовленного читателя, и художественный и публицистический, воздействующие преимущественно на чувства массового читателя.

      Деловому стилю свойственны логическая (стилистическая) и языковая (лекси­ческая) стройность, внешне практически полностью лишенные эмоционально – экспрессивной окраски (давления на чувства и психику читателя). Основа делового стиля – книжно-пись­менная лексика, в которой широкое использование готовых языковых формул обес­печивает наибольшую точность формулировок и до минимума сокращает время на подбор уместных слов и словосочетаний для характеристики описываемой ситуа­ции. Рассчитанный на подготовленного потребителя такой стиль несет в скупых формули­ровках огромный объем ассоциативно воспринимаемой информации, намного по­вышая информативность и восприимчивость изложения по сравнению с другими стилями. Этот унифицированный (стилизованный) язык построен на наборе принятых в конкретных отраслях тер­минов (не допускающих разночтения)  и словосочетаний.

     Отдельные слова и обороты в зависимости от их закрепления за определенной сферой применения приобретают устойчивое стилистическое значение и стано­вятся общепринятыми языковыми формулами (терминами) несущими конкретную смысловую нагрузку. Терминологизация литературного языка возникла и развилась из просторечия – вульгарного и профессионального жаргона. Жаргонизмы и про­фессионализмы в динамике своего развития проходят три стадии. Сначала они ста­новятся неологизмами, затем закрепляются на определенное время в разряде книжно-письменных слов, а по мере вытеснения их новыми терминами превраща­ются в архаизмы. Специалист должен постоянно следить за динамикой терминоло­гизации, так как использование в деловой лексике неустоявшейся  или устаревшей терминологии расценивается как недостаточный словарный запас и неумение  из­лагать мысли в рамках делового стиля.

     Общелитературные слова, без которых в изложении обойтись нельзя, надо ис­пользовать и избирательно. С учетом специфики делового стиля они обязаны нести смысловую нагрузку и не содержать в себе  неопределенности и эмоциональной окраски. Например, не имеют смысловой нагрузки  ничего не добавляющие к смыслу высказывания слова-спутники типа «конкретные задачи», «имеющиеся не­достатки», воспринимаемые как надоедливый штамп; тавтологические сочетания, когда одно слово бессмысленно дублирует другое: «перспектива на будущее», «наи­более максимально», «первый дебют»; употребление рядом взаимоисключающих слов: «несомненно невероятно», «ужасно весело»; пара­фразы, когда конкретные названия предметов заменяются их существенными при­знаками: «кров над головой», «коронный номер», «царь зверей». Все это восприни­мается как пустословие.

      Содержат в себе неопреде­ленность слова в переносном смысле (метонимы), однокоренные слова, сходные по звучанию (паронимы); взаимозаменяемые слова  (синонимы), особенно многознач­ные, синонимичные другим словам только в одном из своих значений. Недопустима инверсия (продуманная перестановка слов в предложении) для давления на психику,  употребление высокопарных слов, свойственных бульварной прессе. Это расценивается как сбой на газетчину  (публицистику), самый неряшли­вый и вредный для литературного языка стиль. Большой эмоциональный заряд несут в себе метафоры (сочные образные сравнения), в деловой информации  следует из этой категории слов  употреблять только сухие метафоры и метафорические обороты со стертой от частого употребления образностью и превратившиеся в универсальные слова и речевые штампы, имеющие точное смысловое значение типа «сильно», «слабо», «мало», «много»  и т.п.     Для простоты и четкости  выражения мысли в деловом стиле широко используются речевые штампы («в соответствии с решением», «в связи с необходимо­стью», «в целях укрепления»), канцеляризмы («заслушать», «ходатайствовать», «над­лежащий»), нетипичные для других стилей словоизменения («закончить строи­тельством", «передать по принадлежности»).

     Особое внимание в деловом документе уделяется цифровому материалу. Ссылки на точные цифровые данные намного убедительней универсальных слов, таких как «большинство», «слабо», «недостаточно» и т.д. Внешне сухой и отвлеченный стати­стический материал , не отнимая много времени и не перегружая внимания доста­точно убедительно выражает сложные явления. Статистика опирается не на еди­ничные события, а на множество фактов, показывая в динамике развития и взаимодействия наиболее объективные закономерности, надо только суметь найти в обилии цифр действительно нужные данные, из которых с неизбежностью следует опреде­ленный вывод. Но цифрами нельзя злоупотреблять. Монотонное перечисление цифр  (особенно чтение таблиц) быстро утомляет, поэтому в тексте объемом 5-7 страниц нормально воспринимается не более двух десятков цифр, при условии, что их восприятие под­готовлено предыдущим содержанием, что они сгруппированы не более чем в семи группах по 2-3 цифры и рассредоточены по тексту. Их надо отбирать , анализиро­вать и подавать в форме подведения итогов, средней арифметической, суммирова­ния и т.п. Чтобы они лучше запоминались,  их полезно сравнивать (или противопостав­лять) с чем-либо наглядным и впечатляющим. При этом необходимо помнить, что числа лучше воспринимаются не в цифровом виде, а написанные буквами.

     Не нужно злоупотреблять цитатами, так как цитатничество всегда ассоциируется с догматизмом и начетничеством, за которым теряется лицо автора и доверие к нему. Для специалиста не существует плагиата, и для пользы дела он должен не стесняясь заимствовать чужие мысли и излагать их своими словами.

     Стилистически целесообразно пользоваться преимущественно короткими про­стыми предложениями, которые легко читаются и запоминаются. Критерием каче­ства изложения должно быть примерное равновесие изобразительного (образ - это существительное) и повествовательного (действие - это глагол). Все остальное на грани излишеств и его надо тщательно взвешивать, так как любое слово или оборот органично, не вписывающиеся в тему изложения, вызовут у потребителя побочные ассоциации и приведут к рассеиванию внимания.

      Большое значение для эффективного восприятия текста имеет ритм изложения (расположение смысловых единиц). Скорость умственной деятельности вчетверо выше зрительного восприятия, поэтому большая часть сознания при чтении не за­гружена и готова реагировать на любые побочные раздражители, непроизвольно приводя к переключению внимания. Устойчивое восприятие зрительной информации длится не более трех минут, и, чтобы удерживать читателя в состоянии сосредоточенности на протяжении чтения всего документа (15-20 минут для текста 5-7 машинописных листов – предельно допустимый объем экспертизы), необхо­димо излагать  содержание текста квантовыми выбросами сведений, объединенными единой мыслью, спрессованной в короткий абзац. Постоянное переключение соз­нания с одной мысли на другую раньше, чем через три минуты непрерывного чте­ния, способствует поддержанию интеллектуальной активности и подавлению импульса переключения внимания.

     Скорость чтения печатного текста определяется физическими возможностями речедвигательного аппарата. При сосредоточенном чтении потребитель как бы проговаривает текст про себя, усваивая 475-580 знаков в минуту (треть машино­писного листа). Учитывая, что критический промежуток времени составляет три минуты, надо излагать каждую законченную мысль в рамках одной страницы, как бы сложна она не была, а лучше, когда машинописный лист содержит две – три четко сформулированных мысли.  Изложение должно быть экспрессивным (упругим), без нанизывания падежей и деепричастных оборотов в предложении, употребления неконкретных выражений и длинных слов. Одномоментно при чтении воспринимается в среднем 5-7 одно­родных объектов, соответствующих одному длинному слову в 10-12 букв, двум ко­ротким, не связанным словам, или четырем, объединенным одной фразой. Откло­нение от этих норм резко снижает скорочтение, рассеивая внимание читателя. Весьма вредны длинные замысловатые предложения и не несущие смысловой на­грузки выражения – читателю приходится сбиваться с ритма, чтобы убедиться, что это обычное пустословие, не имеющее скрытого смысла.

     Заключение.

     Информационный материал завершается выводами и рекоменда­циями, как ответ на вопросы, поставленные во введении (поставлена задача – дается квалифицированный ответ). Обобщения и выводы - это домыслы знатока данной отрасли знаний, сделан­ные на основе анализа минимума исходных данных и дополненные его интуицией (опытом и здравым смыс­лом), которые ничем нельзя заменить при оценке событий с целью определения потенциальных возможностей исследуемой ситуации. Подготовленный читатель (руководитель, давший поручение) знает, что автор­ские догадки основаны на сведениях с различной степенью достоверности, в том числе и  незначительной, поэтому автору нельзя претендовать на непогрешимость своих суждений – напротив, безапелляционность всегда настораживает и вызывает недове­рие. В связи с этим, по возможности, следует точно передать в формулировке свое пред­ставление  о вероятности прогнозируемых событий, используя оговорки типа: «очевидно», «возможно», «по-видимому» и т.п. Корректный, убедительный вывод - наиболее действенный инструмент воздействия на адресата с целью приобретения в нем единомышленника.  Заключение читается и перечитывается потребителем несколько раз (многие ру­ководители начинают читать с выводов и рекомендаций и только после этого зна­комятся с содержанием), поэтому формулировки выводов должны быть краткими до такой степени, чтобы краткость не искажала смысла, но давала широкий простор ассоциативному мышлению, подготовленному усвоенным (осмысленным) изложе­нием, а рекомендации необходимо составлять  логичными, убедительными и реально достижимыми, чтобы внушить уверенность в успехе.

    Автор не может беспристрастно судить о качестве предварительного варианта изложения, нужен объективный анализ со стороны коллег по работе, не знающих проблемы, но имеющих опыт составления подобных документов. Обсуждая с ними материал, надо терпеливо и благожелательно выслушивать все высказывания, даже тогда, когда они кажутся нелепыми (по Вашему мнению). Если оппонент счел необходимым сделать замечание, значит здесь что то есть и следует обязательно самому докопаться до причины, побудившей его на это. Допускаются сдержанные возражения  только логического порядка. Получив одобрение коллег, можно приступать к редактированию (приведению в порядок) итогового документа.  Предварительно сформулированная деловая информация тщательно редактируется и на ее основе создается итоговый документ.

      Редактирование последовательно включает четыре этапа:

1.    Правка – вычитка. При первом чтении поправки не вносятся, в случае надобности, делаются карандашные пометки на полях, а если потребуется зафиксировать неожиданно возникшую мысль, то это делается  на отдельном листке. Чтобы осталось общее впечатление о документе, желательно первый раз прочесть материалы «на одном дыхании». Второе чтение - это языковая и стилистическая правка с последующей перепечаткой, чтобы пометки и помарки не отвлекали в последующей работе над текстом.

2.    Правка – сокращение. Устраняются общие рассуждения (пустословие), длинноты, малосущественные места, однотипные примеры, сложные синтаксические конструкции и т.п. Допустимый объем текста итогового документа не должен превышать  пяти машинописных листов (печать односторонняя).

3.    Правка – переделка. Переложение заново неудачно сформулированных мыслей, в том числе и документа в целом, если это необходимо.

4.    Оформление (окончательная обработка документа). Перепечатка набело через полтора интервала с абзацным отступом пять знаков от левого поля. Документы со сроком хранения не более трех лет допускается печатать на обеих сторонах листа.

     Предлагаемая последовательность редактирования деловой информации проверена многолетней, и более того, многовековой практикой.

     Отредактированный итоговый документ направляется по инстанции руководству аппарата управления.

     ПРИЛОЖЕНИЯ

     Среди работников умственного труда психологи различают такие склады ума:

-      парадоксальный, носители которого способны на озарение гениальной идеей, дающей начало новой теории;

-      собирательно – индуктивный, соответствующий творческой личности, способной к оригинальным обобщениям, ведущим к частным открытиям;

-      собирательно – описательный, свойственный талантливым популяризаторам науки, обладающим острой наблюдательностью и образностью мышления;

-      критически – аналитический, присущий ценным оппонентам, ничего не принимающим на веру, что способствует развитию основополагающих идей в рациональном направлении;

-      заурядный, относящийся к скрупулезным исследователям, не боящимся скрупулезной работы и способным многократно повторять один и тот же эксперимент, добиваясь позитивных результатов в казалось бы беспросветной ситуации, беззаветным служителям науки.

Характер экспертной работы требует склада ума, близкого к трем последним категориям.

Чтобы вызвать интерес читателя, мало грамотно изложить принципиально верные положения, надо еще расположить адресата к сознательному усвоению. Человеческие возможности по восприятию и переработке текстовой информации сравнительно ограничены и определяются его индивидуальными психофизическими возможностями: темпераментом, читательской квалификацией, объемом знаний, скоростью мыслительно – речевых процессов, способностью быстро переключаться с одной мысли на другую и т.п.

      Например, по темпераменту психологи делят всех людей на четыре типа:

-      сангвиник: жизнерадостный тип, легко переключающийся с одной мысли на другую, ему импонирует разнообразие в изложении;

-      холерик: энергичный и страстный тип, подвижный во внимании и предпочитающий темповую подачу материала в бодром тоне;

-      флегматик: тип ровный в поведении, предпочитающий ровную форму изложения с солидными обоснованиями выдвинутых в нем положений;

-      меланхолик: застенчивый тип, часто теряющийся в новой для него ситуации и склонный к сомнениям, поэтому, чем четче и решительней изложен материал, тем скорее рассеиваются его сомнения. 

Скорочтение. Это быстрое выявление ключевого слова в просматриваемом отрывке текста, выделение для него смыслового ряда и определение на этой основе смыслового значения отрывка в целом – смыслового момента.

Бегло просматривая текст в поисках ключевого слова, подчеркивают только существенное, не взирая на знаки препинания и промежуточные слова. Разрывы между линиями подчеркивания показывают, что читать надо только по подчеркнутому, а не подряд, выхватывая значимые слова, образующие нужные для дела утверждения и понятия. Ключевые слова фиксируются на полях, и их последовательный набор составит оглавление документа – логику его изложения и последовательность подачи смысловых моментов.

Скорочтение без фиксации прочитанного – бессмыслица. Его основная цель  - выборка привлекших внимание мест для последующего осмысления. Такие находки, равно как и возникающие по ходу просмотра текста собственные догадки, нельзя доверять памяти, так как по прошествии времени их трудно будет восстановить. Поэтому фрагменты, вызвавшие позитивные реакции, немедленно отчеркиваются на полях, а возникшие догадки фиксируются на вкладках. Если помечать в тексте нельзя, то пользуются обычной масштабной линейкой. Устанавливают ноль на первой строке страницы и отмеряют в миллиметрах начало и конец фрагмента. Например, запись «40 – 140 – 180» означает: страница – 40, начало – 140, конец – 180.