Дипломная работа: Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
Заместителем Главного врача является главный бухгалтер с правом подписи и заверению печатью документов. Главный бухгалтер руководит бухгалтерией, экономистом, специалистом по кадрам, секретарем.
У главного врача четыре заместителя: врач диетолог, заведующий педагогической частью, заместитель главного врача по хозяйственной части, заместитель врача по медицинской части, которые заведуют отделами:
Врач диетолог – диет сестра – кухня;
Заведующий педагогической частью – воспитатели;
Заместитель врача по хозяйственной части – водители – обслуживающий персонал;
Заместитель врача по медицинской части – старшие медицинские сестры – медицинские сестры санитарки.
В организации нет отдельного подразделения, занимающегося кадровой работой, исполнение обязанностей по оформлению документов по личному составу возложено на секретаря.
В учреждении по состоянию на 1.05.2008 года по штатному расписанию всего 141,5 должностных единиц, из них: врачей – 13,5, среднего медицинского персонала (медицинские сестры, инструктора по лечебной физкультуре) – 45,25, младшего медицинского персонала (санитарки) – 28,5, прочие (воспитатели, административно-хозяйственная часть) – 54,25[39].
Физических лиц, работающих в санатории: всего – 102 человека, в том числе: врачи – 5 человек, средний медицинский персонал – 33 человека, младший медицинский персонал – 26 человек, прочие – 38 человек.
Фактически занятых должностей – 141,25, в том числе: врачи – 13,25, средний медицинский персонал – 45,25, младший медицинский персонал – 28,5, прочие – 54,25.
Более подробно информация о штатных должностях представлена в Приложении 2.
Функцией организации является сохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области, а также снижение заболеваемости путем оказания восстановительного лечения, включающего: высокоэффективные медицинские технологии, климатотерапию, диетотерапию, восстановительную медицину, лечебную педагогику, создание доступности санаторно-курортного лечения для детей, имеющих разный социальный статус, создание условий для повышения качества оказания лечебно-профилактических и реабилитационных мероприятий детям. Сокращение сроков восстановления утраченного здоровья путем внедрения высокоэффективных методов диагностики и лечения. Обеспечение доступной среды жизнедеятельности и жизнеобитания для детей-инвалидов и инвалидов с детства независимо от возраста в санатории. Постоянное повышение уровня квалификации специалистов в области санаторно-курортного лечения, а так же повышение эффективности использования имеющихся материальных, кадровых и финансовых ресурсов областного детского санатория[40].
Учреждение не имеет своей целью получение прибыли. Управление ОГУЗ «Детский санаторий» осуществляется единоличным способом управления в соответствии с Законодательством РФ и уставом. Высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрации области по согласованию с администрацией Белгородской области. Главный врач самостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатный составы, назначает и освобождает от должности работников, заключает с ними контракты или трудовые договоры. Функцией организации является сохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области.
1.3 Основные направления деятельности организации
ОГУЗ «Детский санаторий» осуществляет свою деятельность на основе законодательства Российской Федерации и Белгородской области, правовых актов Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Департамента, а так же Устава.
Основным направлением деятельности учреждения является оказание медицинской (лечебно-оздоровительной) помощи населению Белгородской области в частности[41]:
1) санаторно-курортное лечение детей без родителей с 2 до 8 лет с заболеваниями общесоматического профиля;
2) санаторно-курортное лечение для детей с сопровождающим лицом предназначено для одновременного санаторно-курортного лечения больных детей в возрасте с 2 до 8 лет и их родителей;
3) санаторно-курортное лечение для детей-инвалидов с сопровождающим лицом предназначено для одновременного санаторно-курортного лечения больных детей в возрасте с 3 до 16 лет их родителей.
Основными задачами деятельности учреждения являются: проведение лечебно оздоровительных и реабилитационных мероприятий, способствующих восстановлению нарушений функций организма и закреплению достигнутых результатов в лечении. Освоение и внедрение в практику новых эффективных методов лечения и организационных форм работ[42]. ОГУЗ «Детский санаторий» имеет самостоятельный баланс, бюджетные счета, спецсчета, печать со свом наименованием и наименованием Управления здравоохранения администрации области, бланки. Учреждение является не коммерческим и не имеет своей целью получение прибыли, финансируется исключительно за счет средств бюджета, коммерческая деятельность не ведется, основным направлением деятельности учреждения является оказание медицинской помощи населению. В целом ОГУЗ «Детский санаторий» – это не большое учреждение здравоохранения, которое единственное в Белгородской области занимается санаторно-курортным лечением детей. Управление осуществляется единоличным способом, высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрации области. Он самостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатный составы, назначает и освобождает от должности работников учреждения.
Имущество учреждения закрепляется на правах оперативного управления комитетом по управлению имуществом в области. Отношения работников, возникшие на основе трудового договора (контракта), регулируются коллективным договором, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации [43].
Глава 2. Документирование деятельности организации
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации[44].
Деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Однако основным управленческим органом является регулирующим деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» является главный врач, который издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с его компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами[45].
2.1 Нормативно-методические документы организации
ОГУЗ «Детский санаторий» использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству.
Устав утвержден в 1995 году и зарегистрированный в администрации г. Белгороде, Белгородской Регистрационной Палате. Согласован комитетом по управлению государственным имуществом области. Документ расположен на восьми страницах, содержит шесть разделов и каждый раздел имеет свои подразделы. Последняя редакция от 24 марта 2009[46].
Первый раздел «Общее положение» включает в себя полное официальное наименование организации юридический статус права и обязанности учреждения и юридический адрес. Во втором разделе «Цели и предмет деятельности учреждения» перечисляются факторы лечения детей (массаж; аэрофитотерапия и т.д.).
Третий раздел «Имущество и финансы учреждения» содержит перечисление источников формирования имущества и финансовых ресурсов учреждения. Так же здесь указанны права использования, управления и ликвидации имуществом. В четвертом разделе «Права и обязанности учреждения» указывается, что учреждение осуществляет самостоятельную хозяйственную деятельность в пределах, установленным настоящим Уставом. Перечисляются права учреждения: привлекать для осуществления своих функций на договорных основах другие предприятия, учреждения и организации; осуществлять внешнеэкономическую и иную деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ; и т.д. В обязанности учреждения входят: рассмотрение и представление отчетов, нести ответственность установленную законодательством, возмещать ущерб, обеспечивать своих работников безопасными условиями труда учреждения, осуществлять контроль и ревизию деятельности учреждения.
Пятый раздел «Управление учреждением» определяет, что учреждение возглавляет главный врач, назначаемый и освобождаемый начальником управления здравоохранения администрации Белгородской области. Заместители руководителя назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем учреждения в соответствии с действующим. В соответствии с законодательством РФ и настоящим Уставом. В шестом разделе «Ликвидация и реорганизация» указывается, что решение о прекращении деятельности организации принимается учредителем в виде его ликвидации либо реорганизации, предусмотрено ГК РФ.
Устав заверяется оттиском печати и подписью Главного врача[47].
Штатное расписание включает в себя 141,5 должностей утвержденное главным врачом ОГУЗ «областной детский санаторий» Масловым Г.И. 01.06.2007 г. Оно включает в себя три колонки: № п.п., наименование должности, количество должностей. Нумерация каждого подразделения начинается заново. В конце подводится итог количества должностей всего по санаторию, в т.ч. медицинских должностей. Подписываются главным бухгалтером (Бабыниной Г.Б.), экономистом специалистом по кадрам (Матюхиной Г.А), экономистом (Звягинцевой Е.С.)
Коллективный договор на период с 2006 – 2008 годы, принят на собрании трудового коллектива ОДС, состоит из 8 глав:
1. Общие положения
2. Оплата труда
3. Рабочее время и время отдыха
4. Условия и охрана труда
5. Прием на работу. Подготовка кадров
6. обеспечение социальных гарантий работников
7. Гарантии работодателя и профсоюзной деятельности ОДС
8. Разрешение коллективных трудовых споров.
Правила внутреннего трудового распорядка для работников ОДС утверждена Главным врачом Г.И. Масловым в 2006 году[48]. Согласовано председателем профсоюза Белгородского ОДС Е.В. Федоренко, состоит из 7 глав:
1. Общие положения;
2. Основные права и обязанности работников;
3. Основные права и обязанности работодателя;
4.Рабочее время и время отдыха;
5. Поощрения за успехи в работе;
6. Трудовая дисциплина;
7. Техника безопасности и производственная санитария.
В общем положении указывается, что в основе правил, лежат принципы социального партнерства и равноправия субъектов трудовых отношений, а главной задачей является установление здоровых отношений.
В них перечисляются основные права и обязанности работников и в учреждении, работодателя, рабочее время и время отдыха, прилагается график работы посменно. Поощрения за успехи в работе, трудовая дисциплина, техника безопасности и производственная санитария, которые являются необходимыми пунктами в подобных документах. Инструкция по делопроизводству управления здравоохранения администрации в области, утвержденная приказом управления здравоохранения администрации области[49], включает в себя такие пункты, как:
1. Общие положения
2. Документация управления здравоохранения
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1 Документирование управленческой деятельности
3.2 Требования к оформлению реквизитов документов[50]
3.3 Требования к бланкам документов
3.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.5 Подготовка и обработка документов, составленных в управлении здравоохранения
3.6 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, размножение документов
3.7 Тираж документов
3.8 Особенности оформления и передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм
4. Поисковые системы по документам
4.1 Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2 Регистрация документов
4.3 Порядок обработки входящей корреспонденции
4.4 Рассмотрение документов
5. Контроль исполнения документов
5.1 Задачи контроля исполнения
5.2 Сроки исполнения документов
5.3 Организация контроля исполнения
6. Работа исполнителей с документами
7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов[51]
7.1 Прием и регистрация обращений граждан
7.2 Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов
8. Составление номенклатуры дел
9. Формирование дел.
В разделе поисковые системы по документам оговаривается: прием и первичная обработка поступающих документов, регистрация, контроль и сроки исполнения документов, порядок работы с письменными и устными обращениями граждан. Последними пунктами этого документа являются, правела составления номенклатуры дел и формирования дел.
Инструкция утверждена внутри организации главным врачом и специалистом по кадрам. Между работодателем и работником важнейшим пунктом является дисциплина труда.
При изучении особенностей оформления управленческих документов в ОГУЗ «Детский санаторий» г. Белгорода основное внимание было обращено на наличие реквизитов, необходимых при оформлении документов.
Документы изготавливает секретарь. Наиболее распространенный вариант это набор на персональном компьютере, после чего документ подается на подпись и визированию главному врачу.
Следует отметить, что документы в этой организации заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[52].
В ходе написания дипломной работы были рассмотрены следующие организационно-распорядительные документы: устав организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция ответственного за ведение воинского учета. Так же были рассмотрены приказы, распоряжения и постановления.
2.2 Организация работы с документами
На подпись Главному врачу ОГУЗ «Детский санаторий» предоставляются только документы, завизированные исполнителем и, как правило, содержащие отметку о составителе документа.
Подписанный документ регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Секретарь, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Зарегистрированные документы, предназначенные для ответа в администрацию области, передаются до 17-00 ведущему специалисту организационно-аналитического отдела (в отсутствии его – сотрудникам канцелярии) для централизованной доставки до 10-00 следующего рабочего дня. Документы изготавливаются при помощи набора текста на компьютере с последующей распечаткой на принтере. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Проекты документов, подготовленные к набору текста на компьютере, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом не принимаются для набора текста. При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки»[53].
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
