Дипломная работа: Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
Анализ характера работы секретаря позволяет сформировать требования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: тип личности, черты характера, способности
Описание параметров, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.
3 этап
Составление профессиограммы – портрета «идеального» сотрудника на должность секретаря конкретной организации.
Профессиограмма – ранговый перечень профессионально-значимых и личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочем месте (в должности). При приеме секретаря на работу целесообразно определить степень его соответствия «эталону» секретаря организации, закрепленному в профессиограмме[73][74] (табл.).
Таблица. Профессиограмма секретаря-референта
| Наименование профессии | секретарь-референт |
| Доминирующий способ мышления | адаптация – анализ |
| Область базовых знаний № 1и их уровень |
Делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический) |
| Область базовых знаний №2 и их уровень | канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний) |
| Профессиональная область | социальная (общественная) сфера |
| Межличностное взаимодействие | частое по типу «лицом к лицу» |
| Доминирующий интерес | конвенциональный |
| Дополнительный интерес | социальный |
| Условия работы | в помещении, сидячий |
Подведем итоги вышесказанного: существует множество точек зрения о том, какие требования необходимо предъявлять к секретарю, однако на наш взгляд все эти рекомендации носят или общий характер, или же относятся к деятельности секретаря, отдельно взятой конкретной фирмы и, следовательно, не применимы в другой фирме. Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде, нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе на этой должности.
Исходя из ряда возможных предъявляемых к секретарю требований (см. выше), а также специфики места работы (1.2. ст. 23), нами был проведен комплексный анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» при помощи наблюдений, личных бесед, опросов, а также изучения нормативных документов.
Основные функции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» зафиксированы в должностной инструкции.
Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство – составление номенклатуры дел[75].
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на ОГУЗ «Областной детский санаторий» с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документа (приказ);
- краткое содержание;
- дата (период), к которому относятся документы дела;
- слова «копии», если дело сформировано из копий документов.
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.
По окончании календарного года секретарь в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат[76]. Секретарь максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. Следует отметить, что секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники. Поэтому они размещаются таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря, так как секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете.
Рабочее место секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к е оборудованию и оснащению, что является нужным условием высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня[77].
Рабочее место секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место является показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» обеспечивает наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечает требованиям экономии площади помещения.
Рабочее место секретаря в приемной размещается рядом с кабинетом главного врача, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы можно было видеть всех входящих. В помещении находятся лишь те предметы, которые требуются секретарю и иным сотрудникам в процессе работы. Мебель для гостей находится в зале, отлично просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы за компьютером, чтения. Принципиальной является внутренняя организация отделений стола секретаря. Ящики просто, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик приспособлен для вертикального хранения материалов, в других ящиках имеются особые приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. На рабочем и в ящиках стола секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» царит всегда полный порядок. Секретарь ОГУЗ «Областной детский санаторий» имеет возможность при необходимости говорить со своим управляющим по неотложным делам. Работа главного врача отлично согласована с работой его секретаря, оба они имеют один план, из которого видно, в какое время главврач будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону, если это нужно. Длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, очень различны у главврача ОГУЗ «Областной детский санаторий». Именно поэтому между секретарем и начальником существует договоренность о времени звонков. Условно обязанности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на документов компьютере. Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:
Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств – бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей. Еще одно неудобство в работе с документами – отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ОГУЗ «Областной детский санаторий». Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях – когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.
3.2 Разработка должностной инструкции
Должностная инструкция – один из самых загадочных документов в российских компаниях. С одной стороны, ни одна формальная бумага не в состоянии описать все нюансы работы сотрудника. С другой в отсутствие зафиксированных договоренностей предприятие рискует превратиться в аморфное образование, где никто никому ничего не должен. Истина, как всегда, где-то посередине[78].
Должностная инструкция – документ, разъясняющий порядок взаимоотношений работника и работодателя. Она позволяют более точно прояснить взаимоотношения между работодателем и наемным работником. Как ни странно, в Трудовом кодексе не содержится каких-либо упоминаний об этом документе, что, тем не менее, не умаляет его важности. Основная функция должностных инструкций – упорядочение работы кадрового отдела в частности и всего предприятия в целом. Описывая права и обязанности сотрудников, инструкции способствуют организации и структурированию работы персонала, а также помогают каждому сотруднику предприятия четко представлять себе предписанные им полномочия, возможности и степень ответственности перед предприятием. Без должностной инструкции не обойтись и в случае найма новых работников. Отсутствие должностной инструкции в первую очередь не выгодно работодателю. Невооруженный документом, регламентирующим отношения с работниками, работодатель не сможет:
· давать обоснованный по закону отказ в приеме на работу;
· объективно оценивать трудовые усилия нового работника, принятого на испытательный срок;
· грамотно распределять трудовые обязанности между сотрудниками;
· осуществлять перевод работников на другие должности, в том числе временно;
· оценивать эффективность исполнения сотрудниками своих трудовых обязанностей и мн. др.
Иными словами, должностная инструкция – это своеобразный гарант для работодателя в случае каких-то споров с работниками. Отсутствие этого гаранта не является нарушением трудового законодательства, но может привести к тому, что любое действие или решение работодателя, вызвавшее недовольство того или иного сотрудника, может быть успешно – не в пользу работодателя – оспорено в суде. К тому же, не подкрепляя свои действия соответствующим документом – должностной инструкцией – работодатель, порою сам того не зная, рискует принять незаконные решения по тем или иным вопросам[79].
Процесс написания должностных инструкций, на самом деле, не слишком сложный. Как правило, начинают с составления перечня задач, которые нужно выполнять сотруднику. Обычно такой список содержит 20-30 должностных обязанностей, которые пересматриваются и сокращаются. В конечном итоге в должностную инструкцию записывается 10-12 обязанностей. В небольших организациях круг обязанностей одного сотрудника может быть более широким, чем в крупных компаниях. Но не стоит составлять должностную инструкцию с очень широким списком обязанностей, так как такая инструкция может стать громоздкой и неэффективной.
Порядок составления должностной инструкции в нашей стране не урегулирован на законодательном уровне. Это дает возможность работодателю самостоятельно решать вопросы её содержания, оформления и дальнейшей корректировки[80]. Таким образом, по желанию работодателя, должностная инструкция может утверждаться и как самостоятельный документ, и как приложение к трудовому договору.
Согласно рекомендациям Роструда[81], за основу для разработки должностных инструкций следует принимать квалификационные характеристики, прописанные в Едином квалификационном справочнике должностей. В результате в инструкции должны быть отражены следующие данные: квалификационные требования, функции, обязанности, права и ответственность сотрудника.
Структуру должностной инструкции составляют разделы:
Общие положения
Обязанности (функции)
Права
Поощрения
Ответственность
Взаимоотношения и связи по должности.
Раздел «Общие положения»
Содержит указание занимаемой специалистом должности и должности того, кому он подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, а также квалификационные требования (необязательно).
Раздел «Обязанности»
Содержит обязанности работника, установленные его непосредственным руководителем, и которые он должен неукоснительно исполнять.
Раздел «Права»
Права в должностной инструкции рассматриваются как инструмент, способствующий выполнению прямых обязанностей работника. Иными словами, если для надлежащего выполнения тех или иных обязанностей работнику требуется доступ к определенной информации, то он имеет право требовать предоставление этой информации и т.д.
Раздел «Поощрения»
Содержит данные об окладе и различных выплатах.
Раздел «Ответственность»
Содержит информацию о дисциплинарной (редко) и материальной ответственности, возлагаемой на работника при совершении тех или иных действий.
Раздел «Взаимоотношения и связи по должности»
Этот раздел добавляют в инструкцию только в том случае, если должностные инструкции разработаны для каждого сотрудника. Указывается взаимосвязь должностей: кто, кому, какие функции и обязанности передает в том или ином случае. Грамотно и досконально прописанные в разделе связи по должности помогут в дальнейшем предотвратить не один рабочий конфликт.
Внесение изменений в должностную инструкцию
Внесения изменений в должностную инструкцию возможно при изменении обязательных условий трудового договора. Причем только после того, как сотрудник выразит свое согласие с новыми условиями труда.
В том случае, если должностная инструкция – не самостоятельный документ, а приложение к трудовому договору, то для внесения исправлений в неё готовят специальное дополнительное соглашение. В противном случае составляют новую должностную инструкцию.
Рассмотрим типовую должностную инструкцию секретаря.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
